Elektronische Rechnung

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Elektronische Rechnungen per ZUGFeRD, xRechnung und PDF

Standardisierte Rechnungsformate sorgen für einen reibungslosen Workflow bei Rechnungssteller und Rechnungsempfänger

Elektronisch bezahlen ist für uns schon lange nichts Neues mehr. Egal ob im Supermarkt, beim Fachhändler oder im Online-Shop: An der Kasse ist die Kreditkarte oder auch das Smartphone mit Apple oder Google Pay schnell gezückt. Es sind aber nicht nur elektronische Bezahlmethoden auf dem Vormarsch, sondern im geschäftlichen und privaten Umfeld auch elektronische Rechnungen. Seit November 2020 ist die elektronische Rechnungsstellung im Format xRechnung für Aufträge aus öffentlicher Hand sogar verpflichtend. Das gängigste elektronische Rechnungsdatenformat aber ist ZUGFeRD.

Auch Minol stellt Rechnungen sowohl als PDF-Datei als auch im ZUGFeRD-Format zur Verfügung. Als Digitalisierungslotse der Immobilienwirtschaft geht Minol mit gutem Beispiel voran und setzt auf einen digitalen End-to-End-Prozess. Das bedeutet, dass der Vorgang von der Auslesung der Geräte und Sensoren bis hin zur Rechnungsstellung digital erfolgt. Eine höhere Effizienz und geringere Fehlerquote sind ausgewählte Vorteile.

Was ist ZUGFeRD?

ZUGFeRD steht für „Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland“, denn ZUGFeRD wurde vom Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) mit Unterstützung des Bundesministeriums für Wirtschaft und Energie erarbeitet. Hinter ZUGFeRD verbirgt sich ein branchenübergreifendes Datenformat für den elektronischen Rechnungsdatenaustausch. Es erfüllt die EU-Richtlinie zur elektronischen Rechnungsstellung und somit auch den europäischen Standard. Ziel ist es, papierbasierte Prozesse langfristig durch ZUGFeRD abzulösen.

Wie funktioniert ZUGFeRD?

ZUGFeRD ist ein hybrides Rechnungsformat. Eine ZUGFeRD-Rechnung besteht also aus zwei Komponenten. Die eine ist eine bildliche Darstellung der Rechnung im nutzerfreundlichen PDF-Format. Sie lässt sich einfach per Mail oder auf anderen Übertragungswegen wie File-Download zwischen Rechnungssteller und -empfänger austauschen. Der Empfänger kann die Rechnung prüfen und gegebenenfalls manuell weiterverarbeiten. Der große Nutzen des ZUGFeRD-Formats entsteht aber durch die automatische Weiterverarbeitung einer Rechnung. Eine dem PDF angehängte, nicht sichtbare XML-Datei ermöglicht diese. Die XML-Datei beinhaltet einen strukturierten Datensatz mit allen relevanten Rechnungsinformationen wie Stammdaten des Empfängers, Rechnungsnummer, Preise etc. Dieser Datensatz ist maschinell auslesbar. Voraussetzung ist, dass ZUGFeRD in die Softwaresysteme des Unternehmens eingebunden ist. Viele Buchhaltungs- und ERP-Softwaresysteme unterstützen ZUGFeRD bereits.

So funktioniert ZUGFeRD.

Welche Vorteile bietet ZUGFeRD?

Unabhängig von der Unternehmensgröße sorgt ZUGFeRD als standardisiertes Rechnungsformat für einen reibungslosen Workflow, für einen geringeren Arbeitsaufwand und damit auch für niedrigere Kosten.

Vorteile für Rechnungsempfänger:

  • Deutlich weniger manuelle Arbeitsschritte (bspw. durch den automatischen Abgleich mit Aufträgen).
  • Geringere Fehlerquote als bei der manuellen Datenerfassung.
  • Unabhängigkeit von Posteingang und -verteilung: Rechnung kann im Homeoffice digital bearbeitet werden.
  • Schnellere Freigabeprozesse durch elektronische Weiterleitung.
  • Direkte Verknüpfung mit E-Banking-Software.
  • Keine physische Archivierung der Rechnung nötig.

Vorteile für Rechnungssteller:

  • Kosten für den Rechnungsdruck, Kuvertierung und Versand entfallen.
  • Deutlich weniger manuelle Arbeitsschritte.
  • Gesonderte Übertragung von Rechnungsdaten (z. B. in ein Kundenmanagementsystem) ist nicht mehr notwendig.
  • Beschleunigung der Rechnungsabwicklung und damit verbunden eine bessere Liquidität.
  • Digitale Rechnungsarchivierung und Revisionssicherheit.

Die Vorteile sind auf beiden Seiten, für die Rechnungssteller und -empfänger, zahlreich. Kurzum: Je mehr Unternehmen ZUGFeRD einsetzen, desto größer ist der Nutzen der digitalen Rechnung. Und selbst wenn keine Software zur Verarbeitung von ZUGFeRD-Daten im Einsatz ist, bieten elektronische Rechnungen per E-Mail im PDF-Format einige Vorteile. Auf Wunsch stellt Minol die Papierrechnung gerne auf eine digitale Rechnung um.

Was können wir für Sie tun?

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Dann wenden Sie sich bei Fragen bitte stets zunächst an Ihren Verwalter oder Vermieter. Dieser wird sich bei Bedarf mit Brunata Minol in Verbindung setzen. Sofern Änderungen an Ihrer Abrechnung nötig werden, ist dazu immer die Mitwirkung Ihrer Eigentums- bzw. Miet­verwaltung erforderlich.

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