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Wie man Fehler in der Heizkostenabrechnung vermeidet

In den Medien ist regelmäßig zu lesen, der Großteil der Heizkostenabrechnungen sei fehlerhaft. Wie kommt es zu diesen Zahlen?

Von allen Heizkostenabrechnungen landet nur ein sehr geringer Anteil bei unabhängigen Stellen wie Mietvereinen zur Prüfung. Diese Abrechnungen beinhalten meist augenscheinliche Fehler. Unter den beanstandeten Abrechnungen ist daher die Fehlerquote hoch. Der Anteil der Dokumente, die tatsächlich vom Abrechnungsdienstleister korrigiert werden müssen, ist hingegen gering: Statistiken von Minol zufolge liegt die Fehlerquote bei weniger als zwei Prozent. Die meisten Fehler schleichen sich auf Seiten des Vermieters ein. Daher sollten sie nach Einschätzung von Minol vor allem folgendes beachten.

Den richtigen Verteilerschlüssel wählen

Laut Heizkostenverordnung müssen die Grundkosten zu 30 bis 50 Prozent, die Verbrauchskosten zu 50 bis 70 Prozent in die Heizkostenabrechnung einfließen. Weicht der gewählte Verteilerschlüssel von dieser Vorgabe ab, gilt das als Fehler. Mieter und Vermieter können zwar vereinbaren, vollständig nach Verbrauch abzurechnen, was jedoch fachlich nicht zu rechtfertigen ist. Schließlich variiert der Wärmebedarf innerhalb eines Hauses je nach Lage der Wohnung. So verbrauchen innenliegende Wohnungen weniger Energie als Wohnungen mit mehr Außenwänden.

Ausführliche Informationen zum Verteilerschlüssel

Rechtzeitig abrechnen

Vermieter sind verpflichtet, ihren Mietern innerhalb von zwölf Monaten nach Ende des Abrechnungszeitraums die Heizkostenabrechnung vorzulegen. Sie sollten also rechtzeitig einen Dienstleister beauftragen, diese zu erstellen. Ist die Frist abgelaufen, hat der Vermieter keinen Anspruch auf eventuelle Nachzahlungen mehr. Ein Guthaben ist den Mietern aber auch nach zwölf Monaten noch auszuzahlen.

Wärmezähler für Warmwasser

Verfügt ein Gebäude über eine Heizanlage mit Warmwasserbereitung, so muss laut Heizkostenverordnung seit 2014 ein Wärmezähler den Energieanteil für Warmwasser messen. Alternative Messverfahren sind seitdem nicht mehr zulässig.

Weitere Informationen Wärmezähler zur Warmwassererwärmung

Heiznebenkosten umlegen

Einige Heiznebenkosten, zum Beispiel für die Wartung oder Reinigung der Heizungsanlage, können Vermieter in der Heizkostenabrechnung auf die Mieter umlegen. Nicht umlagefähig sind Reparaturen an der Heizungsanlage, Abschreibungen oder Verwaltungskosten.

Betriebsstrom messen

Zu den umlagefähigen Heiznebenkosten zählt auch der Betriebsstrom für die Heizungsanlage. Es gibt verschiedene Möglichkeiten, diesen Stromverbrauch zu erfassen. Bestenfalls ist die Heizung an einen eigenen Stromzähler angeschlossen, alternativ kann der Verbrauch aber auch geschätzt werden.

Weitere Informationen zur Messung des Betriebsstroms

Detaillierte Auflistung der Kosten

Vermieter sollten alle Energielieferungen mit Menge und Datum dokumentieren. Wird mit Öl geheizt, sollte der Vermieter auch immer den Anfangs- und den Endbestand in der Heizkostenabrechnung angeben. In die Abrechnung dürfen nämlich nur die tatsächlich verbrauchten Brennstoffe einfließen und nicht die gelieferten.

Energie günstig einkaufen

Vermieter sind häufig dem Vorwurf ausgesetzt, Energie zu teuer eingekauft zu haben. Sie sollten deshalb Preisvergleiche anstellen und diese auch dokumentieren, um sie im Zweifelsfall dem Mieter vorlegen zu können. Ist im Haus eine Fernwärme-Anlage installiert, sollte nach einer Gebäudemodernisierung die Anschlussleitung angepasst werden. Damit lassen sich die Fixkosten dauerhaft senken.

Vorauszahlungen regelmäßig anpassen

Nachzahlungen sind immer ein Ärgernis. Die meisten Mieter leisten lieber eine höhere monatliche Vorauszahlung als am Jahresende eine größere Summe nachzahlen zu müssen. Sollte sich aus der Heizkostenabrechnung eine Nachzahlung ergeben, ist die Bereitschaft höher, die Abrechnung zu reklamieren, als wenn die Mieter Geld erstattet bekommen. Vermieter sollten daher regelmäßig die Vorauszahlungen je nach Verbrauch anpassen. Ob eine Nachzahlung oder ein Guthaben aus der Abrechnung resultiert, sagt allerdings nichts über deren Qualität aus.

Elektronische Messgeräte mit Stichtags- und Funkablesung

Elektronische Heizkostenverteiler und Wasserzähler, die die Messergebnisse per Funk übertragen, sind heute zeitgemäß und liefern präzise Ergebnisse. Verdunstungsheizkostenverteiler sind zwar rechtlich noch zulässig, gelten aber schon längst als überholt. Daher ist die Akzeptanz von Heizkostenabrechnungen bei Mietern höher, wenn die Werte durch moderne Messgeräte erhoben wurden. Ein weiterer Vorteil: Durch die Übertragung der Werte per Funk entfällt der jährliche Termin zur Ablesung und damit auch die Anwesenheitspflicht der Mieter.

Weitere Informationen zu modernen elektronischen Messgeräten

Hinweis für Wohnungseigentümer und Mieter

Wenden Sie sich bei Fragen zu Ihrer Minol Abrechnung bitte stets zunächst an Ihren Verwalter oder Vermieter. Dieser wird sich bei Bedarf mit Minol in Verbindung setzen. Sofern Änderungen an Ihrer Abrechnung nötig werden, ist dazu immer Ihre Eigentums- bzw. Mietverwaltung erforderlich.

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