Getty Images/iStockphotoGrâce aux services en ligne de Brunata Minol, la société de gestion immobilière PPG GmbH est toujours en mesure de fournir des informations à ses clients.
Andrey Popov – stock.adobe.comServices fournis par Brunata Minol
- Amélioration de la capacité du gestionnaire immobilier à fournir des informations aux propriétaires et aux locataires
- Facturation des coûts de chauffage pour une grande partie des propriétés du portefeuille de PPG GmbH ; services via le portail en ligne direct de Brunata Minol :
- Gain de temps et d'argent grâce à la transmission électronique des coûts et des données utilisateur ainsi que des relevés intermédiaires ; sécurité accrue grâce à des contrôles de plausibilité automatiques.
- Processus transparent de relevé des compteurs et de facturation, accès quotidien aux reçus de relevé des compteurs
- Aperçu rapide à travers les analyses de consommation et de coûts
Profil client
PPG Projekt-Partner Geiger GmbH de Sachsenheim dans le Bade-Wurtemberg (www.ppg-hv.deL'entreprise est spécialisée dans la gestion immobilière en vertu du droit allemand de la copropriété. L'équipe de cinq personnes, dirigée par Sven et Simone Junger, un couple marié, gère environ 1 200 appartements, principalement dans un rayon de 15 kilomètres. Le fondateur et homonyme de l'entreprise est Armin Geiger, qui y travaille toujours.
Les petites sociétés de gestion immobilière excellent souvent dans la qualité de leur service. Project Partner Geiger GmbH (PPG), à Sachsenheim, en est un parfait exemple. « Environ 80 % des immeubles que nous gérons se situent dans un rayon de 15 kilomètres. Nous pouvons ainsi nous rendre rapidement sur place pour coordonner les interventions avec les propriétaires ou les locataires. En cas de problème technique, nous inspectons nous-mêmes l'immeuble avant de faire appel à un artisan. Nos clients peuvent nous contacter à tout moment et passer nous voir sans rendez-vous », explique Sven Junger, spécialiste immobilier agréé et directeur général de PPG. Outre son épouse, Simone Junger, gestionnaire de biens agréée (IHK), l'entreprise familiale emploie également son père, Armin Geiger, fondateur et homonyme de la société. Un employé de banque ayant une formation complémentaire en gestion immobilière et un concierge à temps plein complètent l'équipe. Ensemble, ils gèrent environ 1 200 appartements, principalement pour des syndics de copropriété.
Flexibilité garantie
La société de gestion immobilière attend, à juste titre, de son fournisseur d'énergie la même flexibilité qu'elle offre à ses clients. L'équipe apprécie de travailler avec Brunata Minol depuis de nombreuses années, non seulement pour la qualité de la facturation, mais aussi pour la simplicité de la communication. Qu'il s'agisse d'un départ de locataire, de la planification des relevés de compteurs ou du relevé annuel des coûts, Sven et Simone Junger utilisent le portail direct de Brunata Minol pour transmettre les informations. « C'est beaucoup plus rapide que le courrier postal ou électronique. De plus, toutes les données sont vérifiées en temps réel. Le système détecte les inversions de chiffres, les informations incohérentes ou incomplètes et fournit un retour immédiat. Les erreurs sont pratiquement impossibles », explique Sven Junger, directeur général. L'équipe connaît également les portails en ligne d'autres fournisseurs, mais Brunata Minol simplifie la tâche des gestionnaires immobiliers : « Le processus est guidé de manière très structurée, étape par étape, et on ne se perd jamais. Les écrans de saisie sont intuitifs », ajoute Simone Junger.
Transfert de données bidirectionnel
Les services en ligne fonctionnent également en sens inverse : Brunata Minol rend le processus de facturation transparent. Cela permet aux sociétés de gestion immobilière de toujours fournir des informations à leurs clients : « Si j’ai besoin de vérifier quelque chose ou si un client a des questions concernant sa facture de chauffage, je n’ai plus besoin de parcourir des dossiers. Je me connecte simplement au portail et je peux répondre immédiatement au client », explique Simone Junger. Cela lui fait gagner du temps et rend son travail plus efficace. « Auparavant, nous scannions toutes les factures de chauffage pour nous y retrouver et être prêts à répondre aux demandes. Désormais, le scanner est inutile, du moins pour les factures de Brunata Minol. Dans les nouvelles archives en ligne, je peux trouver tous les documents pour chaque appartement des années précédentes, des détails des coûts aux relevés finaux. »
Lorsque Simone Junger se connecte au portail, elle accède d'abord à une page d'accueil présentant un aperçu de tous les biens qu'elle gère. De là, elle accède au service en ligne souhaité. La gestionnaire utilise « Cost Breakdown Direct » pour transmettre les coûts annuels de chauffage ainsi que les données actuelles relatives aux biens et aux occupants pour chaque immeuble. Elle peut également suivre l'intégralité du processus de relevé des compteurs : quel releveur de compteurs se rend à quel logement, à quelle date et si le relevé a déjà été effectué. Ces informations sont disponibles sous « Annual Meter Reading Direct ». Si un client demande une autre date de relevé, Simone Junger envoie un message directement au releveur de compteurs depuis le système. Pratique : dès que les données de consommation de tous les appartements de l'immeuble sont enregistrées, Brunata Minol met à disposition les bordereaux de relevé individuels au format PDF. « Si un locataire conteste les résultats du relevé, je récupère le reçu, je l'imprime et je le lui transmets. Sans le portail en ligne, je devrais demander le reçu à Brunata Minol par téléphone et le faire envoyer par courrier ou fax, ce qui prend évidemment plus de temps », explique Simone Junger.
L'échange personnel est important
PPG constate une nette tendance à l'autodéclaration des relevés de compteurs intermédiaires : lors du départ d'un locataire, les propriétaires enregistrent eux-mêmes les consommations de chauffage et d'eau ou mandatent la société de gestion immobilière pour effectuer ce relevé. Dans les deux cas, l'équipe PPG utilise « Zwischenablesung direct » (Relevé de compteurs intermédiaire direct). Ce service en ligne explique clairement les éléments à prendre en compte lors du relevé des compteurs. Il permet aux gestionnaires ou aux propriétaires de relever les compteurs électroniques de chauffage, les compteurs de chaleur et les compteurs d'eau sans erreur. Les données sont simplement reportées du registre de relevés vers le formulaire en ligne et, après un contrôle automatique de cohérence, sont intégrées à la facturation. La société de gestion immobilière commande également en ligne les certificats de performance énergétique (CPE) basés sur la consommation pour tous les biens gérés, via « Energieausweis direct » (Certificat de performance énergétique direct).
Cependant, même le meilleur portail en ligne ne peut remplacer le contact humain : « Chez Brunata Minol, nous avons un interlocuteur dédié. C’est un atout majeur par rapport aux autres prestataires qui gèrent les relations clients par le biais de centres d’appels », explique Sven Junger. De plus, les Junger participent régulièrement aux séminaires annuels de Brunata Minol sur la gestion immobilière, ce qui favorise des échanges réguliers au-delà des canaux numériques.
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