Informationen für neue Kunden

Brunata Minol informiert

Informationen für neue Kunden

Eine Orientierungshilfe und Beschreibung aller Schritte bis zur ersten Heizkostenabrechnung


Schritt 1: Gerätemontage und Datenermittlung

Gerätemontage und Grunddatenermittlung

Wir bedanken uns für Ihren Auftrag und das damit ausgesprochene Vertrauen. Sofern noch nicht geschehen, werden wir nun die erforderlichen Geräte im Gebäude installieren und benötigen dazu noch ein paar Informationen von Ihnen.

Mehr erfahren

Schritt 2: Nach dem Einbau der Geräte

Nach der Gerätemontage

Sind die Messgeräte im Gebäude montiert, ist die Grundlage für die erste Heizkostenabrechnung geschaffen. Bis dahin vergeht nun typischerweise ein Jahr. Achten Sie bis dahin bitte auf ein paar wesentliche Dinge.

Mehr erfahren

Schritt 3: Erste Heizkostenabrechnung

Erste Heizkostenabrechnung

Typischerweise genügt es, wenn Sie uns einmal pro Jahr die umzulegenden Kosten zusammenstellen, die Namen der Nutzer und deren Vorauszahlungen online mitteilen. Wir erinnern Sie rechtzeitig an die Dinge, die wir dazu von Ihnen benötigen.

Mehr erfahren


Schritt 1: Gerätemontage und Datenermittlung

Wir bedanken uns für Ihren Auftrag und das damit ausgesprochene Vertrauen. Sofern noch nicht geschehen, werden wir nun die erforderlichen Geräte im Gebäude installieren und benötigen dazu noch ein paar Informationen von Ihnen.

Objektaufnahme und Montage

Messgerät mit Minol Connect Funktechnologie

Bei einem Ortstermin werden die besonderen baulichen Gegebenheiten und die gerätetechnischen Erfordernisse des Gebäudes aufgenommen. Das ist notwendig, um eine wirtschaftliche und rechtssichere Messausstattung anbieten und montieren zu können. Die detaillierten Installationsvorgaben und Diagnosen, wie beispielsweise Auslegungs- und Betriebstemperaturen der Heizanlage, werden verwendet, um ein Höchstmaß an Abrechnungsqualität zu erzielen.

Technische Grunddaten

Bei der Gerätemontage werden alle Wohnungs- und Messgerätedaten aufgenommen. Ergänzend dazu erfolgt die Vermessung der Heizkörper, um daraus die Wärmeleistungen der Heizkörper zu bestimmen und die Bewertungsfaktoren für die Abrechnung zu ermitteln. Dokumentiert wird das in den Technischen Grunddatenblättern. Diese schicken wir Ihnen nach der Montage zu. Bewahren Sie die Technischen Grunddatenblätter bitte dauerhaft auf.

Grunddatenermittlung

Kurz nach der Gerätemontage erhalten Sie einmalig die Grund­daten­er­mitt­lung für das Gebäude. Damit bekommen Sie eine Übersicht aller Nutzer und sehen den vorgesehenen Abrechnungs­umfang. Tragen Sie in die Grund­daten­er­mittlung bitte die Nutzernamen und die Wohnungs­größen in Quadrat­metern ein.

In der Grunddatenermittlung legen Sie den gewünschten Verteiler­schlüssel für Grund- und Verbrauchskosten fest. Gemäß Heiz­kosten­ver­ordnung sollen zwischen 30-50 % der Heiz- und Warmwasserkosten nach einem festen Maßstab abgerechnet werden. Üblicherweise werden dafür m² Wohnfläche verwendet. Eine Abrechnung zu 100 % nach Verbrauch ist nicht zu empfehlen, denn bei jeder Heizanlage gibt es Kessel-, Kamin- und Rohrleitungsverluste, die in keinem Fall nach Verbrauch auf die Bewohner umgelegt werden sollten. Mit der fachlich richtigen Festlegung von Grundkosten zwischen 30-50 % können nicht nur die Verluste von Heizanlagen, sondern auch die Auswirkungen von benachteiligten Wohnlagen und unter Umständen kalten Nachbarwohnungen ausgeglichen werden.

Eine Ausfertigung der Grunddatenermittlung schicken Sie uns dann bitte ausgefüllt zurück.

Weitere Informationen zu Verteilerschlüsseln in der Heizkostenabrechnung


Schritt 2: Nach dem Einbau der Geräte

Sind die Messgeräte montiert, ist die Grundlage für die erste Heizkostenabrechnung geschaffen. Bis dahin vergeht nun typischerweise ein Jahr. Achten Sie bis dahin bitte auf ein paar wesentliche Dinge.

Stellen Sie den Heizöl-Anfangsbestand fest

Bei Heizölanlagen ist es wichtig, den Öl-Anfangs- und Restbestand zu Beginn und Ende des Abrechnungs­zeitraums festzuhalten. In der Heiz­kosten­abrechnung sind Anfangs- und Restbestand zwingend auszuweisen. Eine Abrechnung ohne Anfangs- und Restbestand ist rechtlich unzulässig. Stellen Sie deshalb mit der Mess­geräte­montage den Heizöl-Anfangs­bestand fest und notieren sich diesen für die erste Abrechnung. In der ersten Abrechnung dürfen nur die Heizöl­verbräuche umgelegt werden, die ab dem Beginn des ersten Abrechnungs­zeitraumes entstanden sind.

Abrechnungszeitraum bei Fernwärme- und Erdgasversorgung

In der Heiz- und Warmwasserkostenabrechnung dürfen nur die Kosten umgelegt werden, die im be­treffenden Ab­rechnungs­zeit­raum auch angefallen sind. Falls zwischen dem geplanten Ab­rechnungs­zeit­raum der Heizk­osten­abrechnung und dem Stich­tag des Energie­lieferanten ein zu großer Unterschied besteht, muss eine Angleichung erfolgen. Entweder passt der Energie­lieferant seinen Abrechnungs­zeitraum an oder die Heiz­kosten­abrechnung folgt dem Zeitraum des Energielieferanten. Wenn diese Diskrepanz besteht, sprechen Sie bitte mit uns, damit wir gemeinsam eine Lösung finden.

Abrechnungszeitraum mit maximal zwölf Monaten

Nach Neubaumietenverordnung und Miet­rechts­gesetz­gebung im BGB darf ein Ab­rech­nungs­zeitraum längstens zwölf Monate betragen. Kürzere Zeiträume sind dagegen zulässig. Wählen Sie deshalb un­be­dingt einen Ab­rech­nungs­zeitraum mit einer Länge von höchstens einem Jahr. In der Grund­daten­er­mittlung sehen Sie den geplanten ersten Ab­rech­nungs­termin. Informieren Sie Minol bitte rechtzeitig, wenn Sie einen anderen als den dort ausgewiesenen Abrechnungszeitraum wünschen.

Mehr zu Abrechnungsfristen und Terminen

Nutzerwechsel und Zwischenablesung

Bei einer vorhandenen Funk-Messausstattung ist keine Zwischenablesung vor Ort erforderlich, weil unterjährige Zwischenwerte vorhanden sind.
Wenn keine elektronischen Messgeräte vorhanden sind, beauftragen Sie bei einem anstehenden Nutzerwechsel bitte Ihre zuständige Minol-Niederlassung mit einer Zwischenablesung der Verbrauchswerte. Falls eine Zwischenablesung nicht möglich ist oder versäumt wurde, können auch statistische Methoden verwendet werden, um den Verbrauch zwischen Vor- und Nach­mieter aufzuteilen. Möglich ist auch eine Selbstablesung der Verbrauchswerte durch den Vermieter oder Verwalter.

Änderungen bzw. Umbauten

Teilen Sie Minol bauliche Änderungen im Gebäude bitte mit, damit Maßnahmen zur vollständigen Verbrauchserfassung getroffen werden können. Darunter sind Umbauten, neue Zuordnungen von Räumen zu anderen Nutzern oder der Ein- und Ausbau von Heizkörpern zu verstehen. Auch eventuelle Änderungen des Abrechnungszeitraums sollten Sie uns schnell mitteilen, besonders wenn elektronische Messgeräte mit Stichtagsprogrammierung eingesetzt werden. In diesen Fällen ist eine Umprogrammierung des Stichtags notwendig.


Schritt 3: Erste Heizkostenabrechnung

Typischerweise genügt es, wenn Sie uns einmal pro Jahr die umzulegenden Kosten zusammenstellen, die Namen der Nutzer und gegebenenfalls deren Vorauszahlungen online mitteilen. Wir erinnern Sie rechtzeitig an die Dinge, die wir dazu von Ihnen benötigen.

Wir sorgen für die Ablesung der Messgeräte

Die erste Ablesung wird typischerweise zwölf Monate nach der Gerätemontage oder zum vereinbarten Zeitpunkt durchgeführt. Sind Ihre Wohnungen mit funkenden Messgeräten ausgestattet, findet keine Ablesung vor Ort statt. Ohne einen Ableser in die Wohnung zu lassen, werden alle relevanten Daten stichtagsgenau abgerufen, ohne dass Sie dazu etwas veranlassen müssen. Die per Funk abgelesenen Verbrauchswerte werden auf der Abrechnung ausgewiesen. Mieter und Eigentümer können ihre Zählerstände dann bei Bedarf direkt an den Geräten der eigenen Wohnung nachprüfen.

Für den Fall, dass die Ablesung noch vor Ort erfolgt, meldet sich ein Ableser mindestens zwei Wochen vorher bei Ihnen an. Sie informieren dann alle Bewohner des Hauses über den Ablesetermin. Wenn Sie uns mit der direkten Anmeldung bei Ihren Mietern beauftragt haben, bekommt jeder Bewohner eine Postkarte von uns. Die Ablesung erfolgt elektronisch mit sofortiger Datenübermittlung an die Minol-Abrechnungszentrale. Der anwesende Mieter oder Eigentümer bestätigt die durchgeführte Ablesung durch seine Unterschrift. Der elektronische Ablesebeleg wird archiviert und steht Ihnen im Minol-Internetportal zur Verfügung. Der Ablesebeleg wird auf der Minol-Abrechnung ausgedruckt.

Sie benennen uns die umzulegenden Kosten und Änderungen bei den Bewohnern

Welche Kosten in der vergangenen Ab­rechnungs­periode entstanden und zu verteilen sind und welche Vor­aus­zahl­ungen und Nutzer­wechsel zu beachten sind, geben Sie uns einmal jährlich, kurz nach dem Ende des Abrechnungszeitraumes, in der Kosten- und Nutzer­aufstellung an. Dafür nutzen Sie idealerweise unsere Online-Services, die Sie Schritt für Schritt durch die einzelnen Datenerhebungen führen.

Login und Registrierung zum Minol direct

Wir erstellen die Heizkostenabrechnung

Mit den Daten aus Ablesung sowie Kosten- und Nutzer­erfassung erstellen wir die verbrauchs­gerechte Wärme- und Wasser­kosten­ab­rech­nung für das Gebäude. Bei der Ab­rech­nungs­erstellung kommen umfangreiche Prüfroutinen zum Einsatz, damit Ihre Abrechnung alle technischen und rechtlichen Anforderungen erfüllt. Die Kosten für den Abrechnungsservice sind umlagefähig und werden von Minol bereits automatisch auf alle Nutzer des Gebäudes verteilt. Sie sollten die Heiz­kosten­ab­rechnung auf Vollständigkeit prüfen und anschließend an Ihre Wohnungsnutzer weitergeben.


Das Ergebnis: die Klartext-Abrechnung von Heiz- und Betriebskosten

Am Ende des Abrechnungsprozesses steht, was wirklich zählt: eine leicht verständliche Abrechnung, die vollständig ist und dennoch auf nur eine Vorder- und Rückseite passt. Die unverwechselbare Brunata Minol-Abrechnung beinhaltet eine  optimierte Gesamtabrechnung für Sie als Vermieter, die eine rasche Prüfung erlaubt und dennoch alle wesentlichen Ergebnisse und Hinweise enthält. Die Einzelabrechnung für Mieter ist transparent und verbraucherfreundlich. Alles Wesentliche ist auf einen Blick erfassbar, aber auch vollständig erläutert und passt dennoch auf eine Seite.

  • Einfach übersichtlich: Sie können alles Wesentliche auf einen Blick erfassen und schnell prüfen.
  • Einfach verbraucherfreundlich: Die Heizkostenabrechnung und Betriebskostenabrechnung ist klar und übersichtlich, ohne Abkürzungen und Fachchinesisch.
  • Einfach transparent: Ablesewerte, Kostenanteile und Berechnungen sind vollständig dargestellt.
  • Einfach entspannt: Wir nehmen Ihnen sämtlichen Aufwand ab. Sie können sich darauf verlassen, dass wir alle Termine einhalten und alle rechtlichen Vorgaben berücksichtigen.

Abrechnung aller Nutzer für Verwalter und Vermieter

Minol Abrechnung aller Nutzer einschließlich der Gesamtabrechnung des Gebäudes

Vermieter und Verwalter bekommen eine Gesamtabrechnung der Heizkosten und Betriebskosten, die eine rasche Prüfung erlaubt und dennoch alle wesentlichen Ergebnisse und Hinweise enthält. In komprimierter Form sind hier alle Nutzerabrechnungen dargestellt. Zudem sind Grund- und Verbrauchskostenanteile aufgelistet.

Nutzerabrechnungen für Ihre Bewohner

Minol Nutzerabrechnung

Die Einzelabrechnung für Wohnungseigentümer und Mieter ist transparent und verbraucherfreundlich. Alles Wesentliche ist auf einen Blick erfassbar, aber auch vollständig erläutert und passt typischerweise dennoch auf eine Doppelseite. Alle Berechnungsgrundlagen sind auf der Rückseite detailliert erklärt.


Was können wir für Sie tun?

Sie sind Wohnungs­vermieter oder Immobilien­verwalter? Dann nehmen Sie gleich Kontakt mit uns auf.

Sie sind Wohnungs­eigentümer oder Mieter?

Dann wenden Sie sich bei Fragen bitte stets zunächst an Ihren Verwalter oder Vermieter. Dieser wird sich bei Bedarf mit Brunata Minol in Verbindung setzen. Sofern Änderungen an Ihrer Abrechnung nötig werden, ist dazu immer die Mitwirkung Ihrer Eigentums- bzw. Miet­verwaltung erforderlich.

Ansprechpartnersuche

Brunata Minol ist flächendeckend für Sie da. Finden Sie einen persönlichen Ansprechpartner in Ihrer Nähe. Einfach Postleitzahl eingeben.

Brunata Minol Newsletter

Sie sind Vermieter oder Verwalter? Dann empfehlen wir Ihnen unseren News­letter. So erfahren Sie 4-6-mal im Jahr die neuesten Branchen­informationen.