Informationen für neue Kunden

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Informationen für neue Kunden

Eine Orientierungshilfe von der Gerätemontage bis zur ersten Abrechnung

Wir bedanken uns für Ihren Auftrag und das damit ausgesprochene Vertrauen. Damit von Anfang an alles klappt, haben wir Ihnen hier die wichtigsten Informationen zusammengestellt. Wenn Sie die folgenden Hinweise beachten, ist die verbrauchsabhängige Abrechnung auch für Sie eine einfache Sache.

Objektaufnahme und Montage

Bei einem Ortstermin werden die besonderen baulichen Gegebenheiten und die gerätetechnischen Erfordernisse des Gebäudes aufgenommen. Das ist notwendig, um eine wirtschaftliche und rechtssichere Messausstattung anbieten und montieren zu können. Die detaillierten Installationsvorgaben und Diagnosen, wie beispielsweise Auslegungs- und Betriebstemperaturen der Heizanlage, werden verwendet, um ein Höchstmaß an Abrechnungsqualität zu erzielen.

Technische Grunddatenblätter

Bei der Gerätemontage werden alle Wohnungs- und Messgerätedaten aufgenommen. Ergänzend dazu erfolgt die Vermessung der Heizkörper, um daraus die Wärmeleistungen der Heizkörper zu bestimmen und die Bewertungsfaktoren für die Abrechnung zu ermitteln. Dokumentiert wird das in den Technischen Grunddatenblättern. Diese schicken wir Ihnen nach der Montage zu. Bewahren Sie die Technischen Grunddatenblätter bitte dauerhaft auf.

Grunddatenermittlung

Minol Connect

Kurz nach der Gerätemontage erhalten Sie einmalig die Grund­daten­er­mitt­lung für das Gebäude. Damit bekommen Sie eine Übersicht aller Nutzer und sehen den vorgesehenen Abrechnungs­umfang. Tragen Sie in die Grund­daten­er­mittlung bitte die Nutzernamen und die Wohnungs­größen in Quadrat­metern ein.

In der Grunddatenermittlung legen Sie den gewünschten Verteiler­schlüssel für Grund- und Verbrauchskosten fest. Gemäß Heiz­kosten­ver­ordnung sollen zwischen 30-50 % der Heiz- und Warmwasserkosten nach einem festen Maßstab abgerechnet werden. Üblicherweise werden dafür m² Wohnfläche verwendet. Eine Abrechnung zu 100 % nach Verbrauch ist nicht zu empfehlen, denn bei jeder Heizanlage gibt es Kessel-, Kamin- und Rohrleitungsverluste, die in keinem Fall nach Verbrauch auf die Bewohner umgelegt werden sollten. Mit der fachlich richtigen Festlegung von Grundkosten zwischen 30-50 % können nicht nur die Verluste von Heizanlagen, sondern auch die Auswirkungen von benachteiligten Wohnlagen und unter Umständen kalten Nachbarwohnungen ausgeglichen werden.

Eine Ausfertigung der Grunddatenermittlung schicken Sie uns dann bitte ausgefüllt zurück.

Darauf sollten Sie achten

Stellen Sie den Heizöl-Anfangsbestand fest

Bei Heizölanlagen ist es wichtig, den Öl-Anfangs- und Restbestand zu Beginn und Ende des Ab­rechnungs­zeit­raums festzuhalten. In der Heiz­kosten­ab­rechnung sind Anfangs- und Restbestand zwingend auszuweisen. Eine Abrechnung ohne Anfangs- und Restbestand ist rechtlich unzulässig. Stellen Sie deshalb unbedingt mit der Mess­geräte­montage den Heizöl-Anfangsbestand fest und notieren sich diesen unbedingt für die erste Abrechnung.

Fernwärme- und Erdgasversorgung

In der Heiz- und Warmwasserkostenabrechnung dürfen nur die Kosten umgelegt werden, die im be­treffenden Ab­rechnungs­zeit­raum auch angefallen sind. Falls zwischen dem geplanten Ab­rechnungs­zeit­raum der Heizk­osten­abrechnung und dem Stich­tag des Energie­lieferanten ein zu großer Unterschied besteht, muss eine Angleichung erfolgen. Entweder passt der Energie­lieferant seinen Abrechnungs­zeitraum an oder die Heiz­kosten­abrechnung folgt dem Zeitraum des Energielieferanten. Wenn diese Diskrepanz besteht, sprechen Sie bitte mit uns, damit wir gemeinsam eine Lösung finden.

Abrechnungszeitraum mit maximal zwölf Monaten

Nach Neubaumietenverordnung und Miet­rechts­gesetz­gebung im BGB darf ein Ab­rech­nungs­zeitraum längstens zwölf Monate betragen. Kürzere Zeiträume sind dagegen zulässig. Wählen Sie deshalb un­be­dingt einen Ab­rech­nungs­zeitraum mit einer Länge von höchstens einem Jahr. In der Grund­daten­er­mittlung sehen Sie den geplanten ersten Ab­rech­nungs­termin. Informieren Sie Minol bitte rechtzeitig, wenn Sie einen anderen als den dort ausgewiesenen Abrechnungszeitraum wünschen.

Nutzerwechsel

Bei einem anstehenden Nutzerwechsel beauftragen Sie bitte Ihre zuständige Minol-Niederlassung mit einer Zwischenablesung der Verbrauchswerte. Falls eine Zwischenablesung nicht möglich ist oder versäumt wurde, können auch statistische Methoden verwendet werden, um den Verbrauch zwischen Vor- und Nach­mieter aufzuteilen. Möglich ist auch eine Selbstablesung der Verbrauchswerte durch den Vermieter oder Verwalter.

Änderungen bzw. Umbauten

Teilen Sie Minol bauliche Änderungen im Gebäude bitte mit, damit Maßnahmen zur vollständigen Verbrauchserfassung getroffen werden können. Darunter sind Umbauten, neue Zuordnungen von Räumen zu anderen Nutzern oder der Ein- und Ausbau von Heizkörpern zu verstehen. Auch eventuelle Änderungen des Abrechnungszeitraums sollten Sie uns schnell mitteilen, besonders wenn elektronische Messgeräte mit Stichtagsprogrammierung eingesetzt werden. In diesen Fällen ist eine Umprogrammierung des Stichtags
notwendig.

Die erste Abrechnung

Ablesung

Die erste Ablesung wird typischerweise zwölf Monate nach der Gerätemontage oder zum vereinbarten Zeitpunkt durchgeführt.

  • Der Ableser meldet sich mindestens zwei Wochen vorher bei Ihnen an. Sie informieren dann alle Bewohner des Hauses über den Ablesetermin. Wenn Sie uns mit der direkten Anmeldung bei Ihren Mietern beauftragt haben, bekommt jeder Bewohner eine Postkarte von uns.
  • Die Ablesung erfolgt elektronisch mit sofortiger Datenübermittlung an die Minol-Abrechnungszentrale. Der anwesende Mieter oder Eigentümer bestätigt die durchgeführte Ablesung durch seine Unterschrift. Der elektronische Ablesebeleg wird archiviert und steht Ihnen im Minol-Internetportal zur Verfügung. Der Ablesebeleg wird auf der Minol-Abrechnung ausgedruckt.

Sind Ihre Wohnungen mit funkenden Messgeräten ausgestattet, findet keine Ablesung vor Ort mehr statt. Ohne einen Ableser in die Wohnung zu lassen, werden alle relevanten Daten stichtagsgenau abgerufen, ohne dass Sie dazu etwas veranlassen müssen.

Sie erhalten das Formular „Kosten- und Nutzeraufstellung“

Welche Kosten in der vergangenen Ab­rechnungs­periode entstanden und zu verteilen sind und welche Vor­aus­zahl­ungen und Nutzer­wechsel zu beachten sind, geben Sie uns jährlich in der Kosten- und Nutzer­aufstellung an. Die For­mu­lare dafür erhalten Sie von uns jährlich auto­ma­tisch ein paar Wochen vor der geplanten Haupt­ab­lesung. Nach der Ablesung schicken Sie uns die aus­ge­füllte Kosten- und Nutzer­auf­stellung per Post oder Fax zur Auswertung ein.

Noch komfortabler geht das Ausfüllen der For­mu­lare, wenn Sie den Onlineservice Minol direct nutzen. Dann entfällt der Postweg, weil Sie alle Daten direkt via Internet übermitteln können.

Heizkostenabrechnung und Verbrauchsanalyse

Mit den Daten aus der Ablesung und der Kosten- und Nutzer­aufstellung erstellt Minol dann die verbrauchs­gerechte Wärme- und Wasser­kosten­ab­rech­nung für das Gebäude. Bei entsprechender Vereinbarung erhalten Sie für jede Abrechnung zusätzlich eine Verbrauchsanalyse. Bei der Ab­rech­nungs­erstellung kommen umfangreiche Prüfroutinen zum Einsatz, damit Ihre Abrechnung alle technischen und rechtlichen Anforderungen erfüllt. Die Kosten für den Abrechnungsservice sind umlagefähig und werden von Minol bereits automatisch auf alle Nutzer des Gebäudes verteilt. Sie sollten die Heiz­kosten­ab­rechnung auf Vollständigkeit prüfen und anschließend an Ihre Wohnungsnutzer weitergeben.

Betreuung und Beratung

Sowohl in der Minol-Abrechnungszentrale, aber auch in Ihrer regionalen Minol-Serviceniederlassung, finden Sie für alle Fragen kompetente und freundliche Ansprechpartner, die Ihnen jederzeit weiterhelfen können. Weitere Informationen rund um Minol-Produkte und Dienstleistungen finden Sie unter www.minol.de

 

Was können wir für Sie tun?

Sie sind privater oder gewerb­licher Wohnungs­vermieter oder Immobilien­verwalter? Dann nehmen Sie gleich Kontakt mit uns auf.

Sie sind Wohnungs­eigentümer oder Mieter?

Dann wenden Sie sich bei Fragen bitte stets zunächst an Ihren Verwalter oder Vermieter. Dieser wird sich bei Bedarf mit Brunata Minol in Verbindung setzen. Sofern Änderungen an Ihrer Abrechnung nötig werden, ist dazu immer die Mitwirkung Ihrer Eigentums- bzw. Miet­verwaltung erforderlich.

Ansprechpartnersuche

Brunata Minol ist flächendeckend für Sie da. Finden Sie einen persönlichen Ansprechpartner in Ihrer Nähe. Einfach Postleitzahl eingeben.

Sie verwenden noch ältere Heiz­kosten­verteiler oder Wasser­zähler?

Dann fordern Sie am besten gleich Ihr An­gebot zur Umrüstung der Mess­geräte auf die aktuelle Funk­techno­logie an. Welche Mess­aus­stattung auch vorhanden ist: Wir haben die passende Alter­native zur Moderni­sierung.

Unser Tipp: Abonnieren Sie Ihren Brunata Minol Newsletter

Sie sind Vermieter oder Verwalter? Am besten abonnieren Sie gleich den Brunata Minol Newsletter. So erfahren Sie Brancheninformationen als Erster.