Wann ist eine Änderung des Verteilerschlüssels in der Heizkostenabrechnung zulässig?

Die Änderung des Verteilerschlüssels in der Heizkostenabrechnung ist ein Thema, das oft Fragen aufwirft – sowohl bei Vermietenden als auch bei Eigentümergemeinschaften. Welche rechtlichen Grundlagen gelten, wann eine Umstellung sinnvoll oder sogar verpflichtend ist und wie dabei vorzugehen ist, zeigt dieser Beitrag.

Wie funktioniert die Aufteilung der Heizkosten überhaupt?

Heiz- und Warmwasserkosten werden nicht ausschließlich anhand des Verbrauchs verteilt. Die Heizkostenverordnung (HKVO) schreibt vor, dass ein Teil der Kosten – mindestens 30, höchstens 50 Prozent – als sogenannte Grundkosten nach einem festen Maßstab (etwa Wohn- oder beheizte Fläche) umzulegen ist. Der restliche Anteil wird als Verbrauchskosten auf Basis der Verbrauchswerte verteilt.

Warum wird der Verteilerschlüssel überhaupt geändert?

Ein häufiger Grund ist das Ziel, durch eine verbrauchsabhängigere Abrechnung den Energieverbrauch transparenter zu machen und Einsparanreize zu schaffen. Allerdings führt ein höherer Verbrauchskostenanteil nicht zwangsläufig zu mehr Gerechtigkeit. Eine Entscheidung über die Änderung sollte daher immer sachgerecht und mit Blick auf das jeweilige Gebäude getroffen werden.

Was erlaubt die Heizkostenverordnung zur Änderung des Verteilerschlüssels?

Die rechtliche Grundlage findet sich in § 6 Absatz 4 HKVO. Eine Änderung ist demnach zulässig, wenn:

• eine Vorerfassung nach Nutzergruppen eingeführt wird (z. B. bei getrennten Messgeräten für Sonderbereiche),
• bauliche Maßnahmen mit nachhaltiger Energieeinsparung erfolgen (z. B. neue Fenster, Fassadendämmung, Heizungsmodernisierung),
• sachgerechte Gründe vorliegen, etwa wenn sich der bisherige Schlüssel als ungünstig oder ungerecht erwiesen hat.

Im Gegensatz zur früheren Rechtslage ist eine Änderung heute auch mehrfach möglich – sofern dies nachvollziehbar begründet wird.

Mehr zur rechtlichen Grundlage auf unserer Seite zur Heizkostenverordnung.

Was ist bei der Änderung zu beachten?

Eine Änderung darf nur zu Beginn eines neuen Abrechnungszeitraums erfolgen. Zudem müssen Mieter rechtzeitig vor Beginn des neuen Zeitraums informiert werden, damit sie ihr Verbrauchsverhalten anpassen können.

Für vermietende Wohnungseigentümer gilt: Wurde in der Eigentümerversammlung ein neuer Schlüssel beschlossen, sollte dieser nicht fest im Mietvertrag stehen, sondern an Beschlüsse der Eigentümergemeinschaft gekoppelt sein.

Wann ist die 30:70-Aufteilung gesetzlich vorgeschrieben?

In wenigen Ausnahmefällen schreibt die HKVO vor, dass mindestens 70 Prozent der Kosten nach Verbrauch abzurechnen sind. Das ist der Fall, wenn alle folgenden Bedingungen erfüllt sind:

1. Das Gebäude erfüllt nicht die Anforderungen der Wärmeschutzverordnung vom 16. August 1994.
2. Es wird mit einer Öl- oder Gasheizung versorgt.
3. Die freiliegenden Leitungen in den Wohnungen sind überwiegend gedämmt.

Sind alle drei Voraussetzungen erfüllt, ist die Änderung verpflichtend (§ 7 Abs. 1 HKVO). In diesem Fall ist keine vorherige Ankündigung gegenüber den Mietern notwendig – eine transparente Kommunikation wird dennoch empfohlen.

Wie lässt sich prüfen, ob eine gesetzliche Änderung notwendig ist?

Die folgende Checkliste hilft bei der Bewertung:

• Wurde der Bauantrag vor dem 16.08.1994 gestellt und keine energetische Sanierung durchgeführt?
• Wird das Gebäude mit Gas oder Öl beheizt?
• Gibt es freiliegende Rohrleitungen in Wohnungen, die überwiegend gedämmt sind?

Nur wenn alle Punkte zutreffen, ist die Änderung auf 30:70 gesetzlich verpflichtend. In der Praxis sind diese Bedingungen jedoch selten erfüllt.

Checkliste zur § 7 Abs. 1, Satz 2. HKVO

Was in der Praxis gerne übersehen wird: Nur wenn alle drei Bedingungen gleichzeitig zutreffen, muss der Verteilerschlüssel 30 % Grundkosten zu 70 % Verbrauchskosten aus rechtlicher Notwendigkeit angewendet werden.

#1
Die Anforderungen der Wärmeschutz­verordnung vom 16. August 1994 sind nicht erfüllt. Gebäude, deren Bauantrag vor dem 16.08.1994 gestellt wurde und die seitdem energetisch nicht saniert worden sind, erfüllen die Anforderungen der Wärmeschutz­verordnung vom 16. August 1994 mit hoher Wahrscheinlichkeit nicht. Ganz sicher kann das aber nur ein Fachmann, z.B. ein Energie­berater feststellen.

#2
Es handelt sich um eine Öl- oder Gasheizung.

#3
Es gibt im Gebäude freiliegende Leitungen zur Wärme­verteilung und die sind überwiegend gedämmt. Die Frage der Dämmung stellt sich nur bei in Wohnungen freiliegenden, d. h. sichtbar auf der Wand (Aufputz) verlaufenden Leitungen. Das Kriterium „freiliegende Rohrleitungen überwiegend gedämmt“ trifft in der Praxis fast nie zu. Aus den Begründungen der Bundesregierung und des Bundesrates geht hervor, dass es sachlich um die Rohrleitungen in den Wohnungen geht. Solche freiliegenden Rohrleitungen zum Anschluss der Heizkörper bzw. die senkrechten Stränge innerhalb der Wohnung, wurden weder nach der TGA-Norm in den neuen Bundesländern, noch nach den ehemaligen Bauvorschriften in Westdeutschland gedämmt und nur in sehr seltenen Fällen nachträglich mit Isolierung versehen. Sind keine freiliegenden Leitungen vorhanden, entfällt nach heutigem Kenntnisstand die Voraussetzung und es besteht weiterhin die uneingeschränkte Wahlfreiheit des Umlagemaßstabs.

Wie geht man bei einer freiwilligen Änderung vor?

Wenn die Wahlfreiheit besteht, sollte eine Änderung des Verteilerschlüssels stets gut begründet und gemeinsam mit der Eigentümergemeinschaft beschlossen werden.

• Vermieter informieren Mieter frühzeitig, idealerweise mit Verweis auf die HKVO.
• Verwalter informieren Minol über die neue Aufteilung bei der nächsten Kostenaufstellung.

Fazit: Sachgerecht entscheiden und rechtzeitig kommunizieren

Die Änderung des Verteilerschlüssels bei der Heizkostenabrechnung ist heute rechtlich flexibler als früher. Dennoch sind einige formale Voraussetzungen zu beachten. Wichtig ist vor allem, rechtzeitig zu informieren, Beschlüsse zu dokumentieren und die technische sowie bauliche Situation des Gebäudes korrekt zu bewerten.