Abrechnungsfristen und Termine bei Heiz- und Betriebskosten

Auch wenn es sachliche Gründe für längere Abrechnungszeiträume gibt, bestehen Gerichte und Gesetzgeber auf einer maximalen Dauer von zwölf Monaten. Vermieter sollten sich daran halten, um die Wirksamkeit ihrer Abrechnung nicht zu gefährden.

Was sind die gesetzliche Grundlagen?

Die Heizkostenverordnung selbst macht keine Vorgaben zu Abrechnungsfristen oder Stichtagen. Sie regelt weder die Länge des Abrechnungszeitraums noch die Frist, innerhalb derer der Mieter Anspruch auf eine Abrechnung hat.

Stattdessen gelten:

• § 20 Abs. 3 der Neubau­mieten­verordnung für den öffentlich geförderten Wohnungsbau
• § 556 Abs. 3 BGB für den frei finanzierten Wohnungsbau

Auf Basis dieser Vorschriften muss der Vermieter jährlich abrechnen. Ein Abrechnungszeitraum von mehr als 12 Monaten ist in der Regel nicht zulässig.

Praxisbeispiel:

• Amtsgericht Rosenheim (1994): Abrechnung über 14 Monate war nicht ordnungsgemäß.
• Oberlandesgericht Düsseldorf (2001): Vermieter musste Nachzahlungen zulassen, da Abrechnung nach einem Jahr nicht vorgelegt wurde.

Pflicht zur 12-monatigen Abrechnung

Das Miethöhegesetz (heute BGB § 556 Abs. 3) verlangt nur allgemein die Betriebskostenabrechnung, nicht speziell die Heizkosten. Seit 1981 ist die verbrauchsabhängige Heizkostenabrechnung Pflicht.

Ausnahmen bei Bauabschnitten und technischen Besonderheiten

• Erstabrechnungen bei unterschiedlich fertiggestellten Bauabschnitten können einmalig kürzer sein, um spätere einheitliche Abrechnungszeiträume zu gewährleisten.
• Kurze Abrechnungszeiträume bei Verdunstungsheizkostenverteilern können wirtschaftlich ineffizient sein, die 12-Monats-Regel bleibt aber verbindlich.

Hinweis:

• Leere Wohnungen während der Abrechnung tragen die Eigentümer oder Bauträger anteilig.
• Elektronische Wärmezähler ermöglichen jederzeit verbrauchsabhängige Abrechnung.

Termine der Energielieferanten und Ablesung

Energieversorger legen Abrechnungstermine oft unabhängig vom Vermieter fest. Anpassungen innerhalb der Dreijahresfrist nach § 6 Abs. 4 HeizkostenVO sind möglich.

Elektronische Heizkostenverteiler vs. Verdunstungsgeräte

• Elektronische Geräte: Stichtag frei wählbar, meist Kalenderjahr.
• Verdunster: Für Heizperiode konzipiert, Zwischenablesungen bei Nutzerwechseln nicht empfohlen.
• Seit 2021 nur noch funkfähige Geräte zugelassen.
• Bis Ende 2026 müssen nicht funkfähige Verdunster ersetzt werden.

Abweichung von Ablese- zu Abrechnungszeitraum:

• Verteilverhältnis bleibt auch bei zeitlich versetzter Ablesung gerecht
• Ablesung erfolgt oft vor Ende des Abrechnungszeitraums (z. B. Mitte November für Abrechnung zum 31.12.)

Abrechnungsanspruch und Verjährung

• Abrechnung muss innerhalb von 12 Monaten nach Ende des Abrechnungszeitraums erfolgen.
• Versäumt der Vermieter die Frist, verliert er das Recht auf Nachforderungen.
• Ausnahmen: nicht zu vertretende Verzögerungen wie verspätete Gasabrechnung, Abgabenbescheide oder höhere Gewalt.

Verjährung:

• Nach § 195 BGB beträgt die Verjährungsfrist 3 Jahre.
• Eine Verwirkung kann eintreten, wenn der Vermieter lange untätig bleibt.

Zahlungsfristen des Mieters

• Mieter müssen Abrechnungen prüfen können, ggf. mit Unterstützung Dritter.
• Gerichtliche Empfehlung: 1 Monat Prüffrist nach Zugang der Abrechnung (AG Gelsenkirchen-Buer).
• Fälligkeit richtet sich nach § 4 Abs. 3 MHRG und § 10 Abs. 2 WoBindG.

Empfehlung für Vermieter

• Einheitliche Gerätetypen verwenden
• Elektronische Messgeräte mit Funkablesung einsetzen
• Abrechnungszeiträume maximal 12 Monate
• Zahlungsfristen im Mietvertrag klar regeln
• Vorläufige Abrechnung bei Verzögerungen erstellen und begründen

Fazit

Abrechnungsfristen für Heiz- und Betriebskosten sind gesetzlich auf maximal 12 Monate festgelegt. Vermieter sollten einheitliche Abrechnungszeiträume einhalten, elektronische Geräte nutzen und Zahlungsfristen klar im Mietvertrag regeln, um rechtliche Probleme zu vermeiden.