Die Umlagefähigkeit von Brennstoff- und Nebenkosten in der Heizkostenabrechnung ist ein Thema, das private und gewerbliche Vermieter regelmäßig beschäftigt. Die Heizkostenverordnung gibt zwar klare Vorgaben, doch in der Praxis bleiben häufig Fragen offen: Was gilt als umlagefähig? Welche Kosten dürfen in die Abrechnung aufgenommen werden – und welche nicht?
Was ist die Ausgangssituation für Vermieter?
Für gewerbliche und private Vermieter ist die Erstellung der Heizkostenabrechnung mit rechtlicher Verantwortung verbunden. Dabei stellt sich regelmäßig die Frage, welche Kosten in diesem Zusammenhang tatsächlich auf die Mieter umgelegt werden dürfen. Die Umlagefähigkeit von Brennstoff- und Nebenkosten in der Heizkostenabrechnung ist eindeutig in der Heizkostenverordnung geregelt – insbesondere in den §§ 7 Abs. 2 und 8 Abs. 2.
Demnach sind nur solche Kosten umlagefähig, die im direkten Zusammenhang mit dem Betrieb der zentralen Heizungs- oder Warmwasserversorgungsanlage stehen, regelmäßig anfallen und durch Rechnungen belegbar sind. Pauschale Annahmen oder intransparente Abrechnungen widersprechen dieser Vorgabe ebenso wie die Absicht, mit der Abrechnung Gewinne zu erzielen.
Was ist umlagefähig – und was nicht?
Laut Heizkostenverordnung dürfen nur laufende, betriebsbedingte Aufwendungen über die Heizkostenabrechnung auf Mieter umgelegt werden. Ein Überblick:
Umlagefähige Kostenarten
- Brennstoffe und Energieversorgung:
Gas, Heizöl, Fernwärme – abgerechnet zu den Kosten des jeweiligen Verbrauchszeitraums. Preisnachlässe sind weiterzugeben. - Strom für den Heizbetrieb:
Nur Strom, der z. B. für Pumpen, Brenner oder Regeltechnik anfällt – idealerweise separat erfasst oder rechnerisch plausibel geschätzt. - Wartung und Reinigung:
Laufende Wartungsarbeiten und Reinigungen inkl. Kleinmaterial sind umlagefähig. Nicht dazu zählen Reparaturen oder der Austausch größerer Komponenten. - Verbrauchserfassung:
Messdienstleistungen, Gerätemiete, Eichung sowie Zwischenablesungen bei Mieterwechsel (anteilig) sind umlagefähig, sofern vertraglich vereinbart. - Warmwasserkosten:
Hierzu zählen Wasserverbrauch, Grundgebühren, Kaltwasser zur Warmwasserbereitung sowie Aufbereitung (z. B. Enthärtung). - Sonstige Betriebskosten:
Z. B. Schornsteinfeger, TÜV, Immissionsmessung oder vertraglich vereinbarte Fahrtkosten zu Ableseterminen.
Nicht umlagefähige Kosten
- Bestimmte Kosten dürfen nicht in der Heizkostenabrechnung erscheinen – auch wenn sie mit der Heizungsanlage zu tun haben:
- Verwaltungskosten, etwa für Porto, Telefon oder interne Bearbeitung
- Reparaturen und Ersatzteile, sofern es sich nicht um Kleinmaterial im Rahmen der Wartung handelt
- Modernisierungen und Neuanschaffungen, etwa bei Umstellung von Öl auf Gas
- Versicherungen und Finanzierungskosten, z. B. für Tank oder Anlagen
- Abschreibungen, steuerliche oder bilanziell bedingte
- Allgemeinstrom, etwa für die Kellerbeleuchtung
- Neu gekaufte Messgeräte, sofern kein Miet- oder Wartungsvertrag vorliegt
Diese Posten sind allenfalls im Rahmen der „kalten“ Nebenkosten (z. B. Betriebskostenabrechnung nach § 2 BetrKV) umlagefähig – jedoch nicht über die Heizkostenabrechnung.
Fazit: Worauf sollten Vermieter achten?
Die Umlagefähigkeit von Brennstoff- und Nebenkosten in der Heizkostenabrechnung basiert auf klaren gesetzlichen Vorgaben. Nur laufende, dem Betrieb dienende und belegbare Kosten dürfen weitergegeben werden. Alles andere – Verwaltung, Reparaturen, Investitionen – hat in der Heizkostenabrechnung nichts zu suchen.
Fehlerhafte oder unvollständige Abrechnungen führen schnell zu Nachfragen, rechtlichen Auseinandersetzungen oder Rückforderungen durch Mieter. Um das zu vermeiden, sollten alle Abrechnungen nachvollziehbar, vollständig dokumentiert und gesetzeskonform erstellt werden.
Empfehlung für Vermieter
- Prüfen Sie regelmäßig Ihre Abrechnungspraxis und vergleichen Sie mit den Vorgaben der Heizkostenverordnung.
- Vermeiden Sie Mischposten: Trennen Sie klar zwischen umlagefähigen und nicht umlagefähigen Kosten.
- Setzen Sie auf Miet- oder Wartungsmodelle für Messgeräte – statt auf Einzelkäufe.
- Bewahren Sie alle Belege und Rechnungen mindestens vier Jahre lang auf.
- Nutzen Sie erfahrene Messdienstleister, um rechtssichere und transparente Abrechnungen zu gewährleisten.
Autor
Quelle: Handbuch der Wärmekostenabrechnung | Frank Peters Minol Messtechnik W. Lehmann GmbH & Co. KG, 2019
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