Erläuterungen zum E – Rechnungsverfahren ZUGFeRD
Erfahren Sie hier alles zum E-Rechnungsverfahren ZUGFeRD.
E-Rechnungsverfahren ZUGFeRD einfach aktivieren
ZUGFeRD steht für „Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland“, denn ZUGFeRD wurde vom Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) mit Unterstützung des Bundesministeriums für Wirtschaft und Energie erarbeitet. Hinter ZUGFeRD verbirgt sich ein branchenübergreifendes Datenformat für den elektronischen Rechnungsdatenaustausch. Es erfüllt die EU-Richtlinie zur elektronischen Rechnungsstellung und somit auch den europäischen Standard. Ziel ist es, papierbasierte Prozesse langfristig durch ZUGFeRD abzulösen.
Wie funktioniert ZUGFeRD?
ZUGFeRD ist ein hybrides Rechnungsformat. Eine ZUGFeRD-Rechnung besteht also aus zwei Komponenten. Die eine ist eine bildliche Darstellung der Rechnung im nutzerfreundlichen PDF-Format. Sie lässt sich einfach per Mail oder auf anderen Übertragungswegen wie File-Download zwischen Rechnungssteller und -empfänger austauschen. Der Empfänger kann die Rechnung prüfen und gegebenenfalls manuell weiterverarbeiten. Der große Nutzen des ZUGFeRD-Formats entsteht aber durch die automatische Weiterverarbeitung einer Rechnung. Eine dem PDF angehängte, nicht sichtbare XML-Datei ermöglicht diese. Die XML-Datei beinhaltet einen strukturierten Datensatz mit allen relevanten Rechnungsinformationen wie Stammdaten des Empfängers, Rechnungsnummer, Preise etc. Dieser Datensatz ist maschinell auslesbar. Voraussetzung ist, dass ZUGFeRD in die Softwaresysteme des Unternehmens eingebunden ist. Viele Buchhaltungs- und ERP-Softwaresysteme unterstützen ZUGFeRD bereits.
Welche Vorteile bietet ZUGFeRD?
Unabhängig von der Unternehmensgröße sorgt ZUGFeRD als standardisiertes Rechnungsformat für einen reibungslosen Workflow, für einen geringeren Arbeitsaufwand und damit auch für niedrigere Kosten.
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