Abrechnungsfristen und Termine

Auf dieser Basis muss der Vermieter jährlich abrechnen. Das bedeutet gleichzeitig, dass der Abrechnungs­zeitraum zwölf Monate zu betragen hat. Der Abrechnungszeitraum muss aber nicht zwingend dem Kalenderjahr entsprechen. In den Abrechnungs­beständen der Messdienst­unternehmen werden zurzeit etwa die Hälfte der Gebäude im Winter, also zum 31.12. jeden Jahres, und die andere Hälfte im Sommer - zwischen Mai und September - abgelesen und abgerechnet. Sofern es keine wirklich triftigen Gründe dafür gibt, sollte sich der Vermieter bzw. Verwalter auch unbedingt an diesen 12-Monats-Turnus halten. Ansonsten läuft er Gefahr, bei gerichtlichen Auseinander­setzungen auf Nach­forderungen aus der Betriebs­kosten­abrechnung - also auch der Heizkosten­abrechnung - sitzen zu bleiben. In einem Fall entschied das Amtsgericht Rosenheim (Urteil vom 11.10.1994, Az. 16 C 3132/93) sogar auf nicht ordnungsgemäße Abrechnung, weil der Vermieter einen Zeitraum von 14 Monaten abrechnete. In einem anderen Prozess wurde dem Mieter das Recht auf die Einstellung weiterer Voraus­zahlungen zugesprochen, weil der Vermieter nach einem Jahr noch keine Schluss­abrechnung vorgelegt hatte (Amtsgericht Oberhausen, Az. 32 C 174/92 und Oberlandesgericht Düsseldorf, Urteil vom 12.06.2001, Az. 24 U 168/00). Man sieht daran, dass die Gerichte bei der Definition der Länge des Abrechnungs­zeitraums praktische Erwägungen manchmal außer Acht lassen und sich konsequent nach § 20 Abs. 3 der Neubau­mieten­verordnung und seit Ende 2001 nach § 4 Abs. 1 des Miet­höhe­gesetzes richten, nach denen - ohne jegliche Abweichungs­möglichkeit - vom Vermieter nach 12 Monaten mit dem Mieter über die Nebenkosten abzurechnen ist.

So haben wir heute gelegentlich den Konflikt des Miethöhe­gesetzes mit dem 12-monatigen Abrechnung­szwang in Verbindung mit der technischen Un­möglich­keit bei der Abrechnung mit Verdunstung­sheizkosten­verteilern. Das führt bei un­differenz­ierter Betrachtung zu Urteilen, die sogar zum Schaden des Mieters sein können, weil die für einen kurzen Zeitraum entstehenden Abrechnungs­gebühren genau so hoch sind, wie bei einer Abrechnung für ein Jahr. Der Aufwand des Ablesens und Abrechnens ist völlig identisch. Die Abrechnungs­kosten wiederum sind auf die Mieter umlagefähig (Heizkosten­verordnung § 7 Abs. 2). Es macht also unter dem Gesichts­punkt der Wirtschaftlich­keit nicht immer Sinn, kurze Zeiträume abzurechnen. Trotzdem ist man durch die Gesetzeslage immer noch dazu gezwungen.

Unterschiedliche Bezugsdaten

Häufig werden Bauabschnitte zu unterschiedlichen Fertig­stellungs­terminen an die gemeinsame Zentral­heizung angeschlossen. Mit Inbetrieb­nahme des ersten Bauabschnitts beginnt dann der erste Abrechnungs­zeitraum. In diesem Fall spricht nichts gegen das einmalige Abweichen vom 12-Monats-Turnus, weil es sachliche Gründe gibt. Um nach Fertigstellung der Baumaß­nahmen mit allen Bewohnern einen gemeinsamen Abrechnungs­zeitraum zu erreichen, ist anfangs einmal ein verkürzter, in keinem Fall aber ein verlängerter Zeitraum (mehr als 12 Monate) erforderlich.

Werden mehrere Bauabschnitte nacheinander an die Zentralheizung angeschlossen, ergibt sich die Frage, ob diese im Einzelnen bis zum Ende des zunächst mit dem ersten Bauabschnitt festgelegten Abrechnungszeitraums pauschal oder verbrauchsabhängig berechnet werden.

Die Beantwortung dieser Frage hängt hauptsächlich von den eingesetzten Erfassungsgeräten ab:

• Wird der Verbrauch der zu erfassenden Räume mit Wärmezählern oder elektronischen Heizkosten­verteilern ermittelt, kann technisch einwandfrei verbrauchs­abhängig abgerechnet werden. Wärmezähler können jederzeit abgelesen werden und zeigen immer ein verwertbares Verbrauchsergebnis.
• Ganz anders ist das bei Heizkosten­verteilern nach dem Verdunstungs­prinzip. Wegen der geringeren Auflösung empfiehlt es sich hier, pauschal abzurechnen, wenn der Abrechnungs­zeitraum nicht mindestens 400 Promille des gesamten Abrechnungs­zeitraums (abgeleitet aus den Gradtagzahlen nach VDI 2067) umfasst. In diesem Fall ist der für den neuen Gebäudeteil ermittelte Kostenanteil - durch Vorerfassung oder pauschal - ausschließlich nach einem festem Maßstab, also nach Quadratmetern, zu verteilen. Die Wahrscheinlich­keit von Fehlern ist bei Verdunstungs­heizkosten­verteilern hoch, wenn zu kurze Abrechnungs­zeit­räume damit abgerechnet werden. Die Kalt­verdunstungs­vorgabe für die wärmeren Sommer­monate ist auf ein Jahr ausgelegt und nicht auf kürzere Zeiträume.

Sofern nach der Inbetriebnahme eines Bauabschnittes Wohnungen leer stehen, trägt nach geltender Rechtsprechung der Gebäude- bzw. Wohnungs­eigentümer die hierauf anteilmäßig entfallenden Grund- und Verbrauchskosten. Ist die Wohnung nicht verkauft, wird der Bauträger mit den Kosten der leer stehenden Wohnung belastet.

Termine der Energielieferanten

Zu abweichenden Abrechnungszeiträumen darf der Eigentümer nach unserer Auffassung auch greifen, wenn er dadurch differierende Stichtage auf einen einheitlichen Abrechnungszeitplan koordinieren muss, z. B. bei einer Gas- oder Fern­wärme­zentral­heizung. Energie­versorgungs­betriebe (z. B. Stadtwerke) verwenden für die Abrechnung ihrer Gas- und Fern­wärme­lieferungen meistens nicht den Termin­wunsch ihres Kunden, sondern sie legen ihn nach eigenen organisatorischen Bedürfnissen fest. Will der Gebäude­eigentümer sich diesem Turnus angleichen, so kann er das innerhalb der 3-Jahres-Frist gemäß § 6 (4) Ziffer 1 der Heizkosten­verordnung. Danach hat er leider kaum noch eine Möglichkeit dazu.

Abrechnungsanspruch des Mieters

Der Gebäudeeigentümer muss aber nicht nur jährlich seine Neben­kosten­abrechnung erstellen, sondern er hat diese auch innerhalb eines bestimmten Zeitraums seinen Mietern zuzuleiten. Auch hier hat sich die Jahresfrist als bestimmende Größe herausgestellt.

Einem Mieter muss innerhalb von 12 Monaten nach dem Ende des Abrechnungs­zeitraums die Abrechnung vorgelegt werden. Festgelegt ist das in § 20 (3) der Neubau­mieten­verordnung (für den öffentlich finanzierten Wohnungs­bau und seit 2001 durch die Mietrechts­reform auch im fast gleichlautenden § 556 Abs. 3 des BGB (für den frei finanzierten Wohnungs­bau . Erfolgt die Abrechnung nicht innerhalb dieser Zeit, so ist der Vermieter mit seinen Nachforderungen ausgeschlossen, weil es sich um Ausschlussfristen handelt, die auch durch ggf. anders­lautende vertragliche Vereinbarungen nicht umgangen werden können. Erfolgt die Abrechnung der Betriebskosten nicht längstens nach 12 Monaten, steht dem Mieter ein Leistungs­verweigerungs­recht zu. Davon kann lediglich dann abgewichen werden, wenn der Vermieter ohne eigenes Verschulden, z. B. die Gas­rechnungen der Stadtwerke nicht innerhalb dieser 12-Monats-Frist vorgelegt wurde, Abgaben­bescheide von Kommunen verspätet eingehen, das Mess­dienst­unternehmen die Abrechnung nicht rechtzeitig fertig bekam oder höhere Gewalt eine termin­gerechte Abrechnung verhinderte. Trotzdem ist er auch in diesem Sonderfall gehalten, innerhalb der Frist des § 20 (3) der Neu­bau­mieten­verordnung, bzw. des § 556 (3) des BGB, eine Heizkosten­abrechnung zu erstellen und diese zumindest mit dem Vermerk zu versehen, dass es sich hierbei um eine vorläufige Abrechnung handelt. Außerdem ist es dem Vermieter dringend zu empfehlen, den Grund für die ‘nur vorläufige Abrechnung’ seinen Mietern auch konkret mitzuteilen.

Nach überwiegender Meinung dürfte jedoch lediglich eine Fristüberschreitung bei der Nebenkostenabrechnung im frei finanzierten Wohnungsbau zu keinem direkten Leistungsverweigerungsrecht des Mieters bezüglich eventueller Nachforderungen führen. Es müssen noch besondere Einzelumstände hinzukommen. So hat der Bundesgerichtshof in einem Grundsatzurteil entschieden, dass eine Heizkostennachforderung erst vier Jahre nach Zugang der Abrechnung verjährt (BGH, Beschluss vom 18.12.1990, Az. VIll ARZ 5/90 =HKA1991, S. 8). Wichtige Neuerung: Durch das Gesetz zur Modernisierung des Schuldrechts vom 26.11.2001 wurde der § 195 des BGB neu gefasst. Danach beträgt die regelmäßige Verjährungsfrist seit 2002 drei Jahre (vormals nach § 197 des BGB vier Jahre).

Verjährung und Verwirkung

Es kann jedoch vor Eintritt der Verjährung schon eine Verwirkung eintreten, die den Vermieter dann doch mit seinen Nachforderungen gegenüber dem Mieter ausschließt. Für die Verwirkung müssen neben dem reinen Zeitablauf weitere Umstände hinzukommen:

• Der Vermieter muss nach Ablauf der Abrechnungsperiode längere Zeit untätig geblieben sein und dadurch bei seinem Mieter den Eindruck erweckt haben, er brauche mit Nachzahlungen nicht mehr zu rechnen. Alleine die Überschreitung der Jahresfrist nach Beendigung des Abrechnungszeitraums reicht als Begründung für eine Verwirkung allerdings nicht aus (OLG DüsseldorfZMR2000, 603).
• Der Mieter muss sich des Weiteren auf diesen Umstand eingerichtet haben und die spätere Inanspruchnahme von Nachforderungen muss für ihn unzumutbar sein, d. h., als Verstoß gegen ‘Treu und Glauben’ erscheinen (Landgericht Mannheim, Urteil vom 24.1.1990, Az. 4 S 150/89 = Zeitschrift Die HKA 1991, S. 2.).
• Eine Verwirkung kann auch eingetreten sein, wenn der Mieter ausgezogen ist, ohne dass vom Vermieter Nachforderungen gestellt und sogar die Kaution ausgezahlt wurde. Auch eine Nachforderung für eine alte Abrechnung kann verwirkt sein, wenn neuere Abrechnungen bereits abgeschlossen sind.

In diesem Zusammenhang ist eine Entscheidung des Landgerichts Stade von Interesse, wonach den Vermieter als Nebenpflicht zum Mietvertrag die vertragsgemäße Abrechnung der vereinbarten Betriebs­kosten­voraus­zahlungen trifft. Kommt er dieser Pflicht nicht in einem angemessenen Zeitraum nach, kann der Mieter als Schadensersatzanspruch die Rückzahlung der geleisteten Vorauszahlungen geltend machen (Landgericht Stade, Urteil vom 9.9.1993, Az. 4 S 26/93, WM 1995, 34).

Zahlungsfristen des Mieters

Bisher gibt es zu der Frage, innerhalb welcher Frist der Mieter die vom Vermieter rechtzeitig zugestellte Betriebskostenabrechnung oder einen offenen Restposten zu bezahlen hat, keine höchstrichterlichen Entscheidungen. Die regelmäßig anzutreffende Aufforderung von Vermietern zu einer “sofortigen” Zahlung scheint allerdings nicht haltbar. Das Amtsgericht Gelsenkirchen entschied in einem Fall, dass dem Mieter Gelegenheit gegeben werden muss, die Abrechnung in Ruhe zu prüfen, was auch beinhaltet, dass er sich Rat von Dritten einholen kann. Dazu hat er einen Monat Zeit (Amtsgericht Gelsenkirchen-Buer, WM94, 549). Das Amtsgericht Potsdam definierte die Frist zur Bezahlung aus der Betriebskostenabrechnung so, dass eine Nachforderung erst dann fällig ist, wenn dem Mieter eine prüffähige Abrechnung zugegangen ist und ein angemessener Zeitraum abgelaufen ist, binnen dessen die Abrechnung auch geprüft werden kann. Für die Dauer dieser Prüfungsfrist sind die Regelungen der § 4 Abs. 3 MHRG und § 10 Abs. 2 WoBindG heranzuziehen. Danach tritt die Fälligkeit eines Betriebskostensaldos zum ersten des Folgemonats ein, wenn die Abrechnung dem Mieter vor dem fünfzehnten des Monats zugeht, ansonsten zum ersten des übernächsten Monats (Amtsgericht Potsdam, Urteil vom 16.12.1999, Az. 2 6 C 473/99, NZM 2001,78).

Empfehlenswert ist es deshalb immer, die Zahlungsfristen für Miete, Nebenkostenvorauszahlungen und die Schlussrechnung der Nebenkosten eindeutig im Mietvertrag zu vereinbaren. Gleiches gilt für den Verwalter von Wohnungseigentum für die Vereinbarung von Hausgeldzahlungen.

Sollte der Mieter die Abrechnung im Detail prüfen wollen und benötigt er dazu Unterlagen vom Vermieter, so sollten ihm diese auch schnellstens zur Verfügung gestellt werden. Verzögert oder verweigert der Vermieter die Einsichtnahme in Abrechnungsunterlagen, so berechtigt das den Mieter zum Aufschub seiner Nebenkostennachzahlung.

Abweichung von Ablese- zu Abrechnungszeitraum

Die Ablesung von Messgeräten für die Heiz- und Wasserabrechnung erfolgt, vor allem bei Abrechnungszeiträumen die im Winter enden, nicht immer zeitgleich mit dem gewählten Abrechnungszeitraum. So ist es durchaus möglich, dass die Ablesung des Messdienstunternehmens bereits Mitte November durchgeführt wird, der Abrechnungszeitraum aber bis zum Jahresende reicht. Auch spätere Termine sind in der Praxis üblich, so dass einer Abrechnung zum 31.12. eine Ablesung zum 15.02. zu Grunde liegen kann.

Der Grund für diese zeitlichen Differenzen ist einfach erklärt. Messdienstunternehmen können trotz besten Willen nicht die enormen personellen Kapazitäten bereithalten, die erforderlich wären, um am 31.12. oder 30.06. alle Ablesungen eines Jahres vorzunehmen. Erschwerend kommen zum Jahreswechsel auch noch die Feiertage hinzu, in denen man nicht gerade von einem Ableser besucht werden möchte, sondern lieber seine Ruhe hat.

Abrechnungstechnisch ist das kaum von Bedeutung. Bei einer relativen Verteilung der Brennstoff- und Nebenkosten auf eine Gruppe von Nutzern ist es lediglich wichtig, dass bei allen der gleiche Gerätetyp verwendet wird und dass der erfasste Zeitraum ebenfalls bei allen Bewohnern in etwa deckungsgleich ist. Das ist auch bei einer zeitlich versetzten Ablesung immer noch der Fall und die Verteilung bleibt gerecht und ohne Nachteile für einzelne Wohnungseigentümer oder Mieter. Die gelegentliche Forderung an Mess­dienst­unternehmen, die z. B. Mitte Februar abgelesenen Verbrauchs­einheiten auf den 31.12. des Vorjahres zurück­zurechnen ist zwar zunächst verständlich, würde aber im Endergebnis überhaupt keinen Vorteil bringen. Der Grund ist einfach: Zum einen müssten dann nicht nur die Verbrauchs­werte eines, sondern die aller Nutzer zurück­gerechnet werden; das Verteil­verhältnis und damit das Abrechnungs­ergebnis bliebe bei allen gleich. Zum anderen fielen die Verbrauchsanteile, um welche die aktuelle Abrechnung dann gekürzt würde, nicht einfach unter den Tisch. Sie müssten dann den Verbrauchs­ergebnissen des nächsten Jahres wieder zugeschlagen werden. Der Wohnungs­eigentümer oder Mieter muss sie demnach so oder so bezahlen wenn nicht im laufenden Jahr, dann spätestens im nächsten Jahr. Praktischer­weise lässt man Umrechnungen deshalb bleiben. Werden sie doch vorgenommen, führt das wegen der Abweichungen zwischen den abgelesenen und den tatsächlich abgerechneten Einheiten nicht gerade zu einer klaren und für jeden nachvollzieh­baren Abrechnung.

Auch von den Gerichten wird das so gesehen: Eine Heizkosten­abrechnung ist nicht stets schon dann nicht prüffähig und in ihrem Saldo deshalb nicht fällig, wenn der ihr zugrunde gelegte Abrechnungs­zeitraum und der tatsächliche Ablesezeitraum um Wochen aus­einander­fallen. Im hier verhandelten Fall lag die Abweichung bei 61 Tagen (Oberlandesgericht Schleswig, Beschluss vom 04.10.1990 - 4 RE-Miet/1/88, WM 91,333, HKA 04/91).

Die zwar wenig bedeutende, aber gelegentlich heftig kritisierte Abweichung zwischen dem Ablese- und dem Abrechnungs­zeitraum ist bei Verwendung von elektronischen Mess­geräten mit Stichtags­funktion übrigens völlig vermeidbar. Geräte dieser Art besitzen eine Kalender­funktion mit der Möglichkeit eines programmierbaren Stichtags. Ist beispielsweise der 31.12. als Abrechnungs­zeitraum vorgesehen, lesen sich alle Geräte des Gebäudes pünktlich um 00:00 Uhr zu diesem Zeitpunkt quasi selbst ab, schreiben den Ablesestand in einen Vorjahre­sspeicher und bei der darauffolgenden Ablesung, die auch noch Wochen später durchgeführt werden kann, wird dann der Wert des Stichtags verwendet.