Getty Images/Cultura RFModerne Funk- und Handheld-Technologie macht klassische Ablesebelege überflüssig. Die Verbrauchsdaten werden sicher digital erfasst, archiviert und stehen Eigentümern und Mietern auf der Abrechnung vollständig zur Verfügung.
Ausgangssituation: Warum Ablesebelege früher wichtig waren
Über viele Jahrzehnte war es üblich, bei der jährlichen Ablesung von Heizkostenverteilern oder Wasserzählern einen Papierbeleg zu hinterlassen. Dieser diente als Nachweis, dass eine Ablesung stattgefunden hatte, und dokumentierte die erfassten Verbrauchsdaten. Mit dem technischen Fortschritt hat sich dieses Verfahren jedoch grundlegend verändert.
Bei nahezu allen Messdienstunternehmen wurden manuelle Prozesse weitgehend durch digitale Lösungen ersetzt. Die Verbrauchserfassung erfolgt heute entweder über mobile Handheld-Computer oder per Funk. Dadurch entfällt die Notwendigkeit eines gedruckten Ablesebelegs.
Digitale Erfassung ersetzt Ablesebelege auf Papier
Brunata Minol nutzt seit 2005 moderne Verfahren zur elektronischen Datenerfassung. Die Verbrauchswerte der Heizkostenverteiler und Wasserzähler werden entweder vor Ort mit einem Handheld-Gerät erfasst oder vollständig automatisiert per Funk übermittelt.
Die wichtigsten Merkmale der elektronischen Ablesung bei Brunata Minol:
- Die Ablesung erfolgt ohne handschriftliche Notizen – alle Daten werden digital aufgenommen.
- Bei manueller Erfassung unterschreiben Eigentümer oder Mieter die Ablesung direkt auf dem Display.
- Die erfassten Daten werden sofort und sicher an die Abrechnungszentrale übertragen.
- Bei Funkablesung ist kein Betreten der Wohnung notwendig.
- Die Daten werden gesetzeskonform archiviert und sind langfristig verfügbar.
Ein gedruckter Ablesebeleg ist im digitalen Prozess nicht mehr vorgesehen. Geräte mit integrierten Druckern würden die Handhelds schwerer, weniger mobil und technisch anfälliger machen. Der Aufwand und die Kosten stünden in keinem Verhältnis zum tatsächlichen Nutzen. In der Praxis zeigt sich: Die Nachfrage nach Papierbelegen ist verschwindend gering.
Transparenz durch digitale Abrechnung und Kontrollmöglichkeiten
Auch ohne gedruckten Ablesebeleg behalten Eigentümer und Mieter die volle Kontrolle über ihre Verbrauchsdaten. Alle Informationen sind auf der finalen Abrechnung detailliert aufgeführt – inklusive Gerätenummern, Ablesewerten, Anfangsständen, Bewertungsfaktoren sowie etwaiger Schätzwerte.
Zusätzliche Sicherheit bieten die folgenden Gerätefunktionen:
- Bei Verdunstergeräten wie dem Minotherm II bleibt die alte Ampulle im Gerät sichtbar.
- Elektronische Heizkostenverteiler speichern die Stichtagswerte und machen sie am Gerät abrufbar.
- Wasser- und Wärmezähler ermöglichen eine Plausibilitätskontrolle durch Zählerfortschritt.
Bei älteren Gerätegenerationen – etwa solchen, die älter als 20 Jahre sind – ist weiterhin eine klassische Rechts-/Linkswertkontrolle möglich.
Rechtliche Grundlagen zur Ablesung ohne Beleg
Es gibt keine gesetzliche Verpflichtung, bei der Ablesung von Heiz- oder Wasserkosten einen Papierbeleg auszuhändigen. Weder das Bürgerliche Gesetzbuch noch die Heizkostenverordnung schreiben eine Quittung oder einen unterschriebenen Ablesebeleg vor.
Die elektronische Ablesung ist als gleichwertige Methode ausdrücklich anerkannt. Fachverbände wie die Arbeitsgemeinschaft Heiz- und Wasserkostenverteilung e.V. bestätigen in ihren Richtlinien, dass digitale Verfahren eine zulässige Alternative zur papiergestützten Erfassung darstellen. Auch andere Versorgungsunternehmen – etwa in der Strom-, Gas- oder Wasserversorgung – arbeiten längst ohne Ablesebeleg.
So erfolgt die Archivierung der Ablesewerte
Bei Brunata Minol wird jeder Ablesevorgang in zwei Bearbeitungsstufen digital gesichert:
- Originalbeleg: Die erste Erfassung durch den Servicemitarbeiter wird als elektronischer Urbeleg gespeichert. Nach Unterschrift durch den Nutzer ist dieser Beleg unveränderbar archiviert.
- Bearbeiteter Beleg: Falls Schätzwerte oder Korrekturen notwendig sind, entsteht ein zweiter Beleg mit allen Ergänzungen und Hinweisen. Auch dieser wird fälschungssicher im Archivsystem hinterlegt.
Die Archivierung erfolgt gemäß den handelsrechtlichen Vorgaben nach HGB § 257 für mindestens sechs Jahre. Auf Anfrage können die elektronischen Ablesebelege jederzeit ausgedruckt und als Nachweis verwendet werden.
Fazit: Ablesebelege sind nicht mehr erforderlich
Der klassische Ablesebeleg auf Papier hat im digitalen Messwesen ausgedient. Die elektronische Erfassung durch Handhelds oder Funktechnik bietet eine sichere und transparente Lösung – sowohl technisch als auch rechtlich. Die erfassten Verbrauchswerte sind detailliert dokumentiert, dauerhaft verfügbar und leicht überprüfbar. Für Vermieter sowie Mieter entstehen keine Nachteile. Gleichzeitig wird Papier eingespart und der Ableseprozess effizienter gestaltet.
Autor
Quelle: Handbuch der Wärmekostenabrechnung | Frank Peters Minol Messtechnik W. Lehmann GmbH & Co. KG, 2019
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