Erläuterungen zum E-Rechnungsverfahren per ZUGFeRD

Wie funktioniert ZUGFeRD?

ZUGFeRD ist ein hybrides Rechnungsformat. Eine ZUGFeRD-Rechnung besteht also aus zwei Komponenten. Die eine ist eine bildliche Darstellung der Rechnung im nutzerfreundlichen PDF-Format. Sie lässt sich einfach per Mail oder auf anderen Übertragungswegen wie File-Download zwischen Rechnungssteller und -empfänger austauschen. Der Empfänger kann die Rechnung prüfen und gegebenenfalls manuell weiterverarbeiten. Der große Nutzen des ZUGFeRD-Formats entsteht aber durch die automatische Weiterverarbeitung einer Rechnung. Eine dem PDF angehängte, nicht sichtbare XML-Datei ermöglicht diese. Die XML-Datei beinhaltet einen strukturierten Datensatz mit allen relevanten Rechnungsinformationen wie Stammdaten des Empfängers, Rechnungsnummer, Preise etc. Dieser Datensatz ist maschinell auslesbar. Voraussetzung ist, dass ZUGFeRD in die Softwaresysteme des Unternehmens eingebunden ist. Viele Buchhaltungs- und ERP-Softwaresysteme unterstützen ZUGFeRD bereits.

Vorteile für Rechnungsempfänger:

• Deutlich weniger manuelle Arbeitsschritte (bspw. durch den automatischen Abgleich mit Aufträgen).
• Geringere Fehlerquote als bei der manuellen Datenerfassung.
• Unabhängigkeit von Posteingang und -verteilung: Rechnung kann im Homeoffice digital bearbeitet werden.
• Schnellere Freigabeprozesse durch elektronische Weiterleitung.
• Direkte Verknüpfung mit E-Banking-Software.
• Keine physische Archivierung der Rechnung nötig.