Anleitung für die Rechteverwaltung im eMonitoring für unterjährige Verbrauchsinformationen (uVI)

Einen Überblick über die visualisierten Verbrauchsdaten Ihrer Liegenschaften finden Sie nach der Anmeldung im Onlineportal unter dem Menüpunkt „Services“ und dort bei der Anwendung „eMonitoring“.

Die Rechteverwaltung erreichen Sie über den Menüpunkt „Profil“ und dort bei Aufruf der Anwendung „Rechteverwaltung Nutzerportal“. Dort finden Sie das Modul zur Pflege und Steuerung der Nutzerzugriffe.

Hier finden Sie zunächst eine Übersicht über alle Ihre Liegenschaften, für die das eMonitoring vertraglich vereinbart ist. Durch die Auswahl einer gewünschten Liegenschaft über „Bearbeiten“ öffnet sich eine Nutzerübersicht mit diversen Funktionen. Für Liegenschaften, bei denen noch nicht alle technischen und systemischen Voraussetzungen erfüllt sind, ist die Schaltfläche „Bearbeiten“ zunächst noch ausgegraut.

• Die in der Nutzerübersicht dargestellten Nutzer kommen aus der Nutzeraufstellung, welche Sie uns mit der Beauftragung der Heizkosten­abrechnung einmal jährlichen mitteilen.

• Für einen unterjährigen Zugriff ist es erforderlich, dass Sie diese Nutzer­daten hier immer auf dem aktuellen Stand halten. An der jährlichen Übermittlung für die Heizkosten­abrechnung ändert sich aber nichts.

• Bevor die Verbrauchsdaten für eine Nutzeinheit und die jeweilige Verbrauchsart (z.B. Heizung) angezeigt werden können, müssen zunächst gewisse Prüfkriterien erfüllt werden. Hierzu gehören die vollständige Ausrüstung mit fernauslesbaren Zählern, im Falle von Heizkosten­verteilern die vollständige Heizkörper­bewertung, sowie die Erreichbarkeit aller Zähler dieser Verbrauchsart per Funk.

• Sobald eine Nutzeinheit diese Eintritts­schwelle passiert hat, erhält sie den Status „uVI ready“ und die Verbrauchsdaten werden prinzipiell darstellbar. Diesen Status je Nutzeinheit können Sie der Spalte „uVI ready“ entnehmen.

• Wichtig: Die Freischaltung der Nutzerzugänge können Sie jedoch unabhängig vom „uVI ready“ Status unmittelbar vornehmen. Dem Nutzer werden über seinen Zugang jedoch nur die Verbrauchs­arten angezeigt, für die er bereits „uVI ready“ ist.

• Mit Klick auf „Aktiv“ aktivieren Sie einen oder alle Nutzer für die weitere Bearbeitung und Freischaltung. Wichtig: Die Aktivierung des Nutzers ist Voraussetzung, um die restlichen Funktionen der Anwendung nutzen zu können.

• Prüfen Sie zunächst, ob die Nutzer­namen und deren Adressen richtig sind. Ist das nicht der Fall, klicken Sie auf das betroffene Feld und überschreiben Sie die vorhandenen Daten. Nutzerwechsel sind jedoch - wie gewohnt - über das grüne Pluszeichen zu pflegen.

• Prüfen Sie ebenfalls das Ein- und Auszugs­datum. Über diese Felder wird der Zeitraum der Daten begrenzt, der dem Nutzer im eMonitoring angezeigt wird.

• Wenn Sie den Haken für „Aktiv“ wieder entfernen, werden bereits bestehende Zugänge deaktiviert.

• Vergessen Sie bitte nicht, regelmäßig Ihre Eingaben zu speichern.

Wenn Ihnen als Verwalter oder Vermieter die E-Mail-Adresse des Nutzers bekannt ist, können Sie den Zugang direkt anlegen:

• Über die Spalte „Zugang Nutzer“ können Sie die E-Mail-Adressen der Nutzer pflegen und den automatischen Versand der Zugangsdaten anstoßen. Der Nutzer erhält im Anschluss eine Mail mit einem Initialpasswort und kann sich mit diesem und seiner Mailadresse für das eMonitoring registrieren. Er erhält dadurch sowohl Zugriff über das Portal, als auch über die App.
• Den jeweiligen Status des Registrierungsvorgangs können Sie ebenfalls über die Spalte „Zugang Nutzer“ nachverfolgen.

Wenn Ihnen als Verwalter oder Vermieter die E-Mail-Adresse des Nutzers noch nicht bekannt ist, können Sie den für Sie kostenlosen Versand von initialen Zugangsdaten an den Eigentümer oder Mieter per Post anstoßen.

• Sie haben die Möglichkeit, die Zugangsdaten per Post für einzelne oder alle Nutzer zu aktivieren. Sie wählen diesen Service über die Spalte „Zugangsdaten per Post“ aus. Durch Klick auf Speichern wird der Versand aktiviert. Stellen Sie zuvor sicher, dass die Anschrift korrekt ist.
• Die Nutzer erhalten dann ein Schreiben mit einem Registrierungstoken und können die Registrierung wahlweise im Minol Online Portal oder über die Minol App selbst durchführen. Nach erfolgreicher Registrierung erhalten sie ebenfalls Zugriff auf das eMonitoring.
• Erfolgt keine Anmeldung, wird nach zwei Wochen automatisch ein entsprechendes Erinnerungsschreiben verschickt.
• Auch in diesem Fall können Sie den aktuellen Status des Registrierungsvorgangs je Nutzer über die Spalte „Zugang Nutzer“ nachverfolgen. Sie können hier unter anderem erkennen, ob die initialen Zugangsdaten verschickt wurden, ob bereits das Erinnerungsschreiben versendet wurde oder ob ein Nutzer sich registriert hat.

Wenn eine Registrierung durch den Nutzer per E-Mail oder Post nicht erfolgreich war, haben Sie zwei weitere Optionen, die in den nachfolgenden Abschnitten beschrieben werden.

Wenn digitale unterjährige Verbrauchsinformationen per Internet oder Mobilphone-App für alle oder einzelne Nutzer nicht möglich sind, oder wenn die Registrierung durch den Nutzer nicht erfolgt ist, haben Sie alternativ die Möglichkeit, monatliche PDF-Dateien zu erzeugen.

• Über die Spalte „PDF Abruf“ können Sie einzelne PDFs herunterladen. Sie können hierbei nicht nur PDFs zum aktuellen Monat, sondern auch für zurückliegende Monate auswählen. Der Download ist nur für Nutzeinheiten und Verbrauchsarten möglich, die den Status „uVI ready“ bereits erreicht haben. Wenn Sie den Versand der Zugangsdaten per Post angestoßen haben und der Nutzer sich nach Ablauf von vier Wochen nicht registriert hat, wird der Haken für Push-Mail PDF automatisch gesetzt.
• Wenn Sie die PDFs nicht einzeln herunterladen möchten, können Sie über die Funktion „Push-Mail-PDF“ die Nutzer auswählen, für die sie ein monatliches PDF benötigen. Sie werden dann jeden Monat von uns automatisch per E-Mail benachrichtigt und können die PDFs für alle ausgewählten Nutzer je Liegenschaft gesammelt herunterladen.
• Über den roten Button „PDF Abruf“ haben Sie ebenfalls die Möglichkeit den Download der PDFs des aktuellen Monats für alle in der Spalte „Push Mail PDF“ angehakten Nutzer gesammelt anzustoßen.

Die Weitergabe von unterjährigen Verbrauchsinformationen als PDF oder Ausdruck der PDF obliegt Ihnen als Verwalter oder Vermieter. Sie können diese ausdrucken und dem Nutzer beispielsweise per Post zusenden oder in den Briefkasten werfen.

Wenn digitale unterjährige Verbrauchsinformationen per Internet oder Mobilphone-App für alle oder einzelne Nutzer nicht möglich sind, oder wenn die Registrierung durch den Nutzer nicht erfolgt ist, haben Sie alternativ die Möglichkeit, einen monatlichen postalischen Versand zu aktivieren. Der monatliche Postversand kann für alle Nutzer, unabhängig vom Status „uVI ready“, beauftragt werden. Der tatsächliche Versand per Post startet allerdings erst, sobald eine Nutzeinheit „uVI ready“ ist.

• Sie haben die Möglichkeit, den postalischen Versand der unterjährigen Verbrauchsinformationen direkt über die Spalte „Postversand“ zu aktivieren. Minol versendet dann die uVI monatlich per Post direkt an den Nutzer. Stellen Sie zuvor sicher, dass die Anschrift korrekt ist. Nicht zustellbare Briefe werden an Ihre Anschrift als Rücksendeadresse geschickt, damit Sie darüber informiert sind und die korrekte Adresse nachtragen können.
• Nach Setzen des Hakens für den Postversand kann dieser über „Speichern“ bestätigt und aktiviert werden.
• Der Postversand der uVI für den vergangenen Monat erfolgt immer spätestens am 10. des Folgemonats. Wird der Postversand nach dem 10. eines Monats beauftragt, wird der erste Papierversand direkt am Folgetag für den zurückliegenden Monat vorgenommen

Tipp: Wir empfehlen vor Beauftragung des kostenpflichtigen Postversands zuerst den Versand der Zugangsdaten per Post anzustoßen. So haben alle Nutzer die Möglichkeit sich Online zu registrieren und werden nicht direkt mit dem kostenpflichtigen Papierversand belastet.

Darüber hinaus haben Sie die Möglichkeit über den Menüpunkt „Beauftragungen“ (direkt oberhalb der Nutzerübersicht) den Postversand für die ganze Liegenschaft in den prozessualen Ablauf einzubinden. Wenn Sie diese Option beauftragen, werden alle Nutzer, für die die Zugangsdaten per Post versendet wurden und nach Ablauf der vier Wochen keine Registrierung erfolgt ist, automatisch auf den Postversand der unterjährigen Verbrauchsinformationen umgestellt. Die Haken in der Spalte „Postversand“ werden in diesem Fall automatisch gesetzt und Sie sparen sich die manuelle Einzelpflege.

Wenn Sie aktuelle Nutzerdaten inklusive E-Mail-Adressen bereits in Ihrem Verwaltersystem führen und diese nicht manuell in die Rechteverwaltung übertragen möchten, können Sie auch die Upload-Funktion nutzen. Hierüber können Stammdaten und E-Mailadressen per Upload in die Rechteverwaltung eingespielt werden. Die Upload-Funktion bietet sich vor allem bei größeren Liegenschaften für die initiale Befüllung der Daten an. Regelmäßige Nutzerwechsel hingegen sind direkt über das Portal einfacher und schneller zu pflegen. Der Upload kann je Liegenschaft über den Button „Upload Stammdaten“ am Ende der Nutzertabelle angestoßen werden. Im ersten Schritt muss hierbei zunächst eine aktuelle Excel-Vorlage aus dem Portal heruntergeladen werden. Im Anschluss können Sie die gewünschten Felder wie E-Mail-Adresse, Name, Zeitraum oder Kontierungsnummer in der Excel-Vorlage pflegen. Die Vorlage darf hierbei jedoch nicht verändert werden. Beachten Sie in diesem Zuge bitte auch die Ausfüllhinweise im zweiten Tabellenblatt der heruntergeladenen Datei. Die bearbeitete Datei können Sie dann anschließend wieder ins Portal hochladen.

Die von Ihnen gepflegten Nutzerdaten für das eMonitoring stimmen mit den Empfängern der jährlichen Heizkostenabrechnung überein? In diesem Fall können Sie die in der Rechteverwaltung gepflegten Nutzerdaten ganz einfach in die jährliche Kosten-/Nutzeraufstellung für die Abrechnung übernehmen und sich so den doppelten Pflegeaufwand sparen. Voraussetzung hierfür ist, dass Sie uns die jährlichen Nutzerdaten für die Heizkostenabrechnung online über unser Portal Minol Direct übermitteln. In diesem Fall stehen Ihnen zwei Optionen zur Verfügung:

1. Generelle Aktivierung der Datenübernahme für alle Nutzerdaten einer Liegenschaft
   
   Stimmen die Empfänger der Abrechnung ausnahmslos mit den Empfängern der uVI überein, empfiehlt sich die Aktivierung der generellen Übernahme. In diesem Fall muss die Übernahmeoption innerhalb der Rechteverwaltung des eMonitorings lediglich einmalig pro Liegenschaft aktiviert werden. Die dazugehörige Auswahl finden Sie im Block „Beauftragungen“ oberhalb der Tabelle mit den Nutzerdaten (siehe Bild). Nach Aktivierung der Option werden alle von Ihnen in der Rechteverwaltung gepflegten Nutzerdaten stets automatisch in die Nutzeraufstellung für die Abrechnung übertragen
   
   
   
   
   
2. Übernahme von Nutzerdaten durch explizite Ansteuerung im jeweiligen Bedarfsfall
   
   Wünschen Sie keine generelle Übernahme der Daten, sondern möchten nur im Einzelfall und nur für gewisse Nutzeinheiten die Nutzerdaten synchronisieren, so ist dies ebenfalls möglich. Betätigen Sie hierfür den entsprechenden Button unterhalb der Tabelle innerhalb der Rechteverwaltung (siehe Bild). Im Anschluss öffnet sich ein entsprechendes Pop-Up, über das Sie auswählen können, für welche Nutzeinheiten die gepflegten Daten einmalig in die jährliche Kosten-/Nutzeraufstellung der Abrechnung übernommen werden sollen. Sollen zu einem späteren Zeitpunkt erneut Daten übertragen werden, muss die Übernahme erneut angestoßen werden.
   
   

Sämtliche Nutzerdaten, die auf diesen beiden Wegen über die Abrechnungsperiode hinweg übertragen wurden, werden beim Einstieg in die Kosten-/Nutzeraufstellung für die Abrechnung vorbelegt. Sie haben selbstverständlich weiterhin die Möglichkeit, die Nutzerdaten am Ende der Abrechnungsperiode dort zu prüfen und gegebenenfalls Anpassungen vorzunehmen, bevor Sie die Daten final an uns zur Erstellung der Abrechnung übermitteln.

Wichtig:
Alle Nutzerdaten können stets von der Rechteverwaltung des eMonitorings in die Kosten-/Nutzeraufstellung für die Abrechnung übertragen werden. Der umgekehrte Übertragungsweg ist hingegen nicht möglich.

Wenn Sie die Produkte eMonitoring Plus oder eMonitoring Aareon beauftragt haben, entfällt die manuelle Pflege der Zugangsdaten. Wenn wir über den entsprechenden Webservice Nutzerdaten inklusive E-Mailadresse erhalten, werden die Zugänge automatisch angelegt.

Nur wenn im Datensatz keine Mailadresse enthalten ist, wird automatisch der Versand der postalischen Zugangsdaten angestoßen.

Sofern ein Versand der unterjährigen Verbrauchsinformationen per Post gewünscht ist, muss dies jedoch auch zwingend über die „Rechteverwaltung Nutzerportal“ ausgewählt werden. In diesem Fall kann je Liegenschaft ebenfalls die Option des automatischen Wechsels auf den Postversand bei ausbleibender Registrierung vier Wochen nach Versand der postalischen Zugangsdaten beauftragt werden. Die Einzelauswahl von Nutzeinheiten für den Postversand ist ebenfalls möglich.

Unterjährige Verbrauchsinformationen müssen stets für denjenigen einsehbar sein, der die Wohnung bewohnt und den Energieverbrauch beeinflussen kann. Im Falle einer WEG sind diese tatsächlichen Bewohner dem Verwalter aber in der Regel gar nicht bekannt. Seine Zuständigkeit endet beim jeweiligen Wohnungseigentümer.

Daher bietet das eMonitoring die Möglichkeit, entsprechende „Unternutzer“ einzurichten. Für den Verwalter einer WEG entsteht dabei kein zusätzlicher Mehraufwand. Er kann ganz einfach die ihm bekannten Eigentümer in der Rechteverwaltung hinterlegen und pflegen. Die Verantwortung zur Bereitstellung der uVI an die Mieter geht in diesem Zuge auf die Wohnungseigentümer über.

Jeder vom Verwalter freigeschaltete Nutzer (Wohnungseigentümer) hat wiederum über seinen Portalzugang die Möglichkeit, einen Unternutzer für seinen Mieter anzulegen. Die dazugehörige Funktion „Nutzerverwaltung“ ist für den registrierten Nutzer (Wohnungseigentümer) unter dem Reiter „Profil“ aufrufbar.

Hier kann ein Wohnungseigentümer seinen Mieter mit Namen anlegen, dessen Zugriffs­be­rechtig­ung zeitlich abgrenzen und ihm durch Hinterlegung seiner E-Mailadresse Zugangsdaten für das eMonitoring zukommen lassen. Eventuelle Mieterwechsel kann er hier ebenfalls pflegen.
 

Ein auf diesem Wege freigeschalteter Unternutzer (Mieter) kann im Anschluss seine Verbräuche ebenfalls über das Portal oder die Minol App einsehen. So wird sichergestellt, dass er ausschließlich auf die Verbrauchsdaten seiner Wohnung innerhalb seines Gültigkeitszeitraums zugreifen kann.

Mit Beendigung der Zugriffsberechtigung des Wohnungseigentümers (z.B. bei Verkauf der Wohn­ung) wird stets auch automatisch der Zugang des Unternutzers (Mieter) abgegrenzt.